¿Qué es la Oficina de Gestión de Proyectos?
PMO (Oficina de gestión de proyectos) es un grupo de personas que poseen el proceso de gestión de proyectos de una organización según lo define PMP.
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- Tienen derecho a cambiar cualquier cosa en el proceso de gestión de proyectos.
- Ellos capacitan a los gerentes de proyecto y les ayudan en el proceso de implementación.
- Son las personas que se aseguran de que los jefes de proyecto sigan el proceso, para lo cual realizan auditorías de vez en cuando.
- Se supone que deben informar directamente a los miembros de la junta ejecutiva de una organización y decirles qué tan bien se están ejecutando los proyectos.
Oficialmente, un jefe de PMO es la persona a la que finalmente informan los directores de programas y proyectos. Él no es quien crea algunas presentaciones, va a diferentes gerentes de proyecto, obtiene sus planes de proyecto y crea un PPT a partir de él, o una presentación de Excel o un informe a partir de él. Las PMO no son las responsables de asegurarse de que las facturas de los proveedores se paguen y las facturas de su organización se envíen a los clientes a tiempo, ni son las personas que investigan si los tickets están listos para los recursos en el proyecto que están haciendo. Esas no son las tareas de la Oficina de Gestión de Proyectos. Esas son actividades de la estación de administración de proyectos que no tienen nada que ver con PMO según PMI.
Definición de PMO
Es un órgano o entidad organizativa, al que se le asignan diversas responsabilidades relacionadas con la gestión centralizada y coordinada de aquellos proyectos que se encuentran en su dominio.
Los proyectos apoyados o gestionados pueden no estar relacionados, salvo que se gestionen juntos. La Oficina de Gestión de Proyectos puede existir en los tres niveles. Puede haber una Oficina de Gestión de Proyectos que se encarga de la parte de Gestión de Proyectos puede haber una Oficina de Gestión de Programas, que hará lo mismo, pero a un nivel superior, es decir, a nivel de programa y también puede haber Portafolio. Oficina de Gestión, que gestiona carteras o es propietaria del proceso de Gestión de Cartera a un nivel superior. Ahora, puede ser una sola organización que desempeñe los tres roles.
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La función principal de la PMO es apoyar a los gerentes de proyecto de diversas formas, que pueden incluir, entre otras:
- Gestionar recursos compartidos en los proyectos administrados
- Identificar y desarrollar metodología, mejores prácticas y estándares de gestión de proyectos
- Coaching, tutoría, formación y supervisión
- Supervisión del cumplimiento de los estándares, políticas, procedimientos y plantillas de PM
- Desarrollar y administrar políticas de proyectos, procedimientos, plantillas y otra documentación compartida
- Coordinar la comunicación entre proyectos
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