Eficiente gestión de proyectos es imprescindible cuando se habla de proyectos exitosos. Administrar un proyecto a pequeña escala es simple, pero las cosas se vuelven realmente desafiantes cuando el tamaño del equipo comienza a crecer. Administrar todas las tareas y las personas involucradas en un proyecto simultáneamente puede resultar una tarea engorrosa. Aquí es dondelas herramientas de gestión de proyectos entran en escena. En este artículo, discutiré todo lo que necesita saber antes de elegir sus herramientas de gestión de proyectos.
A continuación se muestran los temas que discutiré en este artículo:
- Descripción general de la gestión de proyectos
- Herramientas de gestión de proyectos
- Necesidad de herramientas de gestión de proyectos
- Las mejores herramientas de gestión de proyectos del mercado
Descripción general de la gestión de proyectos
'La gestión de proyectos es la disciplina de iniciar, planificar, ejecutar, controlar y cerrar el trabajo de un equipo para lograr objetivos específicos y cumplir con criterios de éxito específicos'.
- Wikipedia
En términos más simples, es el proceso de organizar y gestionar todas las actividades relacionadas con un proyecto. Ayuda a gestionarun proyecto desde su comienzo hasta un final definido, con el objetivo ideal de entregar el resultado a tiempo y dentro del presupuesto. Un marco de gestión de proyectos adecuadoencarna un ciclo de vida del proyecto y cinco grupos principales de procesos de gestión de proyectos. Estos grupos de procesos agrupan 10 áreas de conocimiento y 49 procesos que a menudo operan aproximadamente al mismo tiempo en un proyecto o con entradas y salidas homogéneas. Estos grupos son:
- Iniciando: En este grupo de procesos, se define el alcance inicial del proyecto y se comprometen los recursos.
- Planificación: En este grupo de procesos,Se planea un nivel de detalle apropiado para el proyecto.
- Ejecutando: Este procesogrupoconsta de los procesos que se utilizan para completar el trabajo definido en el plan de gestión del proyecto.
- Monitoreando y controlando: Este grupo de procesos implica el seguimiento, revisión y regulación del desempeño del proyecto.
- Clausura: Este grupo de procesos es una parte importante de la gestión de proyectos, que se realiza para finalizar todas las actividades del proyecto para completar el proyecto.
A estas alturas, debe haber entendido que la gestión de proyectos es un proceso prolongado. Todo este proceso recae únicamente sobre los hombros de un Project Manager. Gestionar y organizar un proyecto no es nada fácil. Si el director del proyecto no tiene las habilidades suficientes, hay muchas posibilidades de que su proyecto no dé el resultado esperado. Hoy en día, para demostrar su dominio y experiencia en el tema, los gerentes de proyectos suelen optar por certificaciones como PMP.. He escrito un artículo detallado sobre el al que puede consultar para obtener más información.
Bueno, el concepto de gestión de proyectos se remonta a principios del siglo XIX, pero fue reconocido como una profesión distinta a mediados del siglo XX. Los gerentes de proyecto comenzaron utilizando herramientas tradicionales como lápiz y papel para realizar un seguimiento de las actividades en las que todo tenía que hacerse manualmente.Pero con el avance de la tecnología, los gerentes de proyectos ahora usan varias herramientas de administración de proyectos para acelerar y facilitar todo el proceso de trabajo.
En la siguiente sección de este artículo, le daré una visión completa de qué son las herramientas de gestión de proyectos y cómo utilizarlas.
Herramientas de gestión de proyectos
Las herramientas de gestión de proyectos son básicamenteherramientas que ayudan a una persona o equipo a organizar el trabajo y gestionar proyectos de forma eficaz. Puede ser un software de código abierto o pago que se puede comprar en línea.
Dado que la gestión de proyectos es una tarea compleja que consta de muchas actividades desafiantes, las herramientas de gestión de proyectos a menudo actúan como ayuda para los directores de proyectos. Hay varios tipos de herramientas de gestión de proyectos disponibles en el mercado. Pueden ser automatizados por software o operados manualmente. Como noUna sola herramienta aborda todas las necesidades de gestión de proyectos, siendo un director de proyectos, debe elegir la herramienta de gestión de proyectos que mejor se adapte a su proyecto y estilo de gestión. Estas herramientas no solo eliminan la carga de trabajo de la cabeza del director del proyecto, sino que también ayudan a estandarizar el trabajo y la rutina de todo el equipo.
Las herramientas de gestión de proyectos suelen estar definidas por las diferentes características que se ofrecen. Incluyen, pero no se limitan a:
1. Planificación y programación
La planificación y la programación son características importantes de cualquier herramienta de gestión de proyectos. Para gestionar y sincronizar un equipo de manera adecuada, es muy importante mantener visibles y distintas las tareas y responsabilidades de todos y cada uno de los miembros del equipo. Una buena herramienta de gestión de proyectos le ayudará a planificar y asignar tareas sin esfuerzo a los miembros de su equipo, junto con las fechas de vencimiento. También ayudará a establecer prioridades y decidir los plazos. Además, le notificará cada vez que su proyecto se acerque a la fecha de finalización programada, pero su actividad aún está incompleta.
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2. Comunicación y colaboración
Comunicación y colaboracióncon su equipo dentro de una herramienta sin tener que cambiar diferentes pantallas y softwareson partes vitales de cualquier proyecto exitoso. Todas las herramientas de gestión de proyectos generalmente vienen con un tablero en el que el director del proyecto puede realizar un seguimiento del equipo y del progreso del proyecto. Además, los miembros del equipo pueden acceder al trabajo de los demás a través del panel. Algunas otras funciones que son imprescindibles para la colaboración en cualquier herramienta de gestión de proyectos incluyen compartir el estado, comentar, rastrear, historial de versiones, etc.
3. Documentación
Mantener una documentación manual puede ser una tarea tediosa. Incluso con sus mejores esfuerzos, todavía existe la posibilidad de errores, lo que definitivamente no es una buena noticia para su proyecto. Por lo tanto, las herramientas de gestión de proyectos a menudo incluyen la funcionalidad de documentación donde unToda la información de su proyecto es accesible en un solo lugar. Esta información puede incluirTareas planificadas / completadas, datos de recursos, información de facturación, etc.
4. Gestión de recursos
La optimización de los recursos de un proyecto realmente puede reducir el tiempo de finalización y el costo del proyecto. Por lo tanto, una función de gestión de recursos eficiente dentro de su herramienta de gestión de proyectos puede ser realmente útil y conveniente. Con esto, obtiene una descripción general completa del costo total del proyecto que se desglosa en varios costos de recursos. Estos recursos pueden ser materiales, fuerzas humanas, gastos, etc. Por lo tanto, utilizando una herramienta de gestión de proyectos podrá optimizar estos recursos y gestionar todos los procesos del proyecto de forma eficaz.
5. Estimación de riesgos
Los riesgos son algo que nunca se puede predecir. Debido a cualquier incidente imprevisto (un desastre natural, recesión, etc.), la duración de la tarea de su proyecto, como su progreso, fechas límite, presupuesto, participantes, etc. pueden verse influenciados. Un director de proyecto debe poder calcular este tipo de riesgos, pero si está utilizando una herramienta de gestión de proyectos, debe realizar esta tarea por usted. Especialmente para los proyectos a largo plazo, puede haber muchos factores que lo impacten. Con la ayuda de estas herramientas, puede estar preparado para cualquier riesgo que se le presente y manejar tales situaciones con mayor precisión.
6. Presentación de informes
Para un proyecto exitoso, necesita tener una visión completa de ladeficiencias y problemas que requieren una atención y solución inmediata. Cuando se decide por su herramienta de gestión de proyectos, debe asegurarse de que tenga las dos características más importantes, que son los informes detallados y los paneles de indicadores de rendimiento clave (KPI). Además, con las herramientas de informes adecuadas, puede crear informes personalizables y recopilar todos los datos del proyecto insertados anteriormente.
7. Línea de base y estimación
Para un proyectola línea de base debe estar claramente definida al comienzo del plan del proyecto, con la cual puede medir y comparar el progreso de su proyecto. Ahora, una herramienta de gestión de proyectos debe tener esta funcionalidad para que un gerente compare un estado de cosas en tiempo real con la estimación y analice las desviaciones. Hay varias herramientas en el mercado que ofrecen opciones de línea de base automáticas, así que al elegir su herramienta, elija sabiamente.
Necesidad de herramientas de gestión de proyectos
1. Enfoque estandarizado
Las herramientas de gestión de proyectos guían todo el proceso de desarrollo del proyecto de forma estandarizada. Usando la herramienta, unEl gerente de proyecto puede organizar todo el proceso con plantillas y otras supervisiones. Les ayuda a asegurarse de que los proyectos avancen de la manera que han planeado sin descarrilarse.
2. Seguimiento
Hacer un seguimiento del progreso del proyecto es muy importante, especialmente si es de larga duración. El software de gestión de proyectos se especializa en esta funcionalidad y la mayoría de ellos proporcionan un sistema de seguimiento del progreso de la actividad y la tarea en tiempo real. Estas herramientas ayudan a rastrear y monitorear variosetapas de un proyecto. También pueden predecir si el proyecto podrá cumplir con el cronograma, siguiendo el ritmo actual. Por lo tanto, es muy útil con respecto a la finalización oportuna y la reducción de costos de un proyecto.
3. Gestión eficiente
Las herramientas de gestión de proyectos proporcionan una descripción completa del proyecto que ayuda a un director de proyecto a alinear y priorizar las tareas.Con estos, un gerente de proyecto puede ser más organizado y sistemático en términos de planificación, programación, seguimiento del progreso, documentación, administración de presupuestos, asignación de recursos, administración de riesgos, etc. Con las herramientas de administración de proyectos puede mantenerse fácilmente dentro de su alcance y rastrear el progreso.
4. Planificación presupuestaria eficaz
El presupuesto es una de las principales fuerzas derivadas de cualquier proyecto. La entrega de un proyecto exitoso y oportuno dentro del presupuesto estimado requiere mucha planificación y control. Una herramienta de gestión de proyectos debe ayudar al director de proyectos a salir de esta situación y planificar un presupuesto adecuado.
5. Toma de decisiones optimizada
Con todo disponible en un solo lugar, las herramientas de gestión de proyectos a menudo conducen a una mejor toma de decisiones. Como tiene todos los parámetros en tiempo real relacionados con la tarea y las actividades del proyecto, elel proceso de toma de decisiones se vuelve mejorado y preciso.
6. Mejor comunicación
Las herramientas de gestión de proyectos establecen un canal de comunicación fácil no solo con los miembros internos del proyecto, sino también con los miembros externos, como clientes y partes interesadas. Con estas herramientas, el flujo de información se vuelve claro y preciso con respecto a cualquier tarea o actividad relacionada con el proyecto.
7. Uso compartido de documentos
El intercambio de documentos es una actividad vital dentro de cualquier proyecto y con las herramientas de gestión de proyectos en la imagen, esta tarea se vuelve fácil. Esopermite a las partes interesadas del proyecto encontrar documentos, wireframes, especificaciones, etc. más completos para garantizar la transparencia y la comunicación.
8. Mayor satisfacción del cliente
Con todo lo que se hace dentro de los alcances y el presupuesto proporcionados junto con la calidad superior, los clientes seguramente estarán satisfechos.Las herramientas de gestión de proyectos eficientes ofrecen las funcionalidades que permiten que esta relación cliente / proveedor continúe incluso después de que el proyecto esté completo y entregado.
Las mejores herramientas de gestión de proyectos del mercado
A continuación, he enumerado las 10 mejores herramientas de gestión de proyectos disponibles en el mercado:
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1. Wrike
Wrike es un potente software de gestión de proyectos en línea que proporciona total visibilidad y control sobre las tareas del proyecto. Es un software galardonado para la gestión de proyectos en línea y ayuda a mejorar la velocidad y la eficiencia del trabajo en grupos distribuidos y de ubicación conjunta.
2. Asana
Asana es una aplicación de gestión de proyectos web y móvil diseñada para ayudar a los equipos rastrear su trabajo. Es sencillo comenzar, pero lo suficientemente potente como para administrar todo su negocio. Proporciona muchas funciones que pueden ayudar a su organización y realizar un seguimiento del trabajo de una manera que se adapte al flujo de trabajo de cada equipo al brindar transparencia y claridad a los compañeros de equipo.
3. Trello
Trello es una aplicación de gestión de proyectos basada en web desarrollada porNiebla ArroyoSoftware yesactualmente propiedad de Atlassian. Desde startups hasta compañías Fortune 500, Trello proporciona la forma visualpara que los equipos colaboren en cualquier proyecto. Es increíblemente flexible y fácil de usar. Realiza un seguimiento de todos y cada uno de los detalles, ya sea un panorama general o un detalle minucioso mediante la gestión de estilo kanban.
4. JIRA
JIRA es una herramienta de gestión de proyectos que se utiliza más popularmente para el seguimiento de errores y problemas.Usando JIRA ustedpuede planificar, rastrear y administrar fácilmente sus proyectos de desarrollo de software ágil personalizando su flujo de trabajo y la colaboración en equipo. Proporciona características especiales para el desarrollo ágil de software que ayuda a los equipos a mantenerse enfocados en brindar valor iterativo e incremental, lo más rápido posible, con tableros scrum personalizables.
5. Campo base
Campamento base es una herramienta de comunicación en tiempo real que ayuda a los equipos a mantenerse en sintonía y esmenos para las tareas tradicionales de gestión de proyectos. Es un servicio confiable que ofrece una configuración simple y un tiempo de aprendizaje corto. Junto con las listas de tareas pendientes, el calendario, las fechas de vencimiento y las funciones de intercambio de archivos, el seguimiento de las prioridades y los elementos procesables se vuelve más fácil.
6. Zoho
Zoho es un software de gestión de proyectos en línea gratuito que le permite hacer que sus proyectos comerciales sean más productivos y finalizarlos en un plazo determinado. Con Zoho, puede obtener una perspectiva detallada congráficos e informes mientras colabora con su equipo, clientes, proveedores o consultores sin problemas.
7. Podio
Podio es un servicio de colaboración basado en la nube que funciona con Citrix.Esoes una herramienta de colaboración social en la que se pueden crear aplicaciones y configurar espacios de trabajo para admitir los flujos de trabajo preferidos y ser más eficaces. Es la herramienta perfecta para mejorar la colaboración, ya que le permite conectarse con colegas a través de la red social interna y el chat.
8. FreedCamp
Freedcamp es una herramienta de gestión de proyectos y un sistema de organización basados en la web. Puede ser utilizado por unusuarios únicos o múltiples que colaboran utilizando la computación en la nube. Es una herramienta ideal para aquellas personas y empresas que desean mantener el control de sus proyectos, recursos, presupuesto, tiempo, etc.Freedcamp lo ayuda principalmente a mejorar su flujo de trabajo, determinar sus objetivos y lograr sus objetivos dentro del tiempo y presupuesto especificados.
9. Scoro
Scoro es una solución integral que integra todas las funciones que se necesitan en cualquier software de gestión de proyectos. Con Scoro, puede administrar toda su empresa en un solo lugar, es decir, unifica sus sistemas dispares e innumerables hojas de cálculo en una sola herramienta. Básicamente, es una solución de software como servicio para servicios profesionales y creativos.
10. Microsoft Project
proyecto MS es una herramienta de gestión de carteras de proyectos proporcionada por Microsoft. Proporciona nubeestablecidoy opciones en las instalaciones. También proporciona las herramientas de planificación integradas que ayudan a organizar y mantener la ficha de los proyectos, incluidas las tareas diarias y la dirección general.
Estas fueron las 10 mejores herramientas del mercado. Hay más herramientas disponibles en el mercado que se utilizan en varios dominios. Con esto concluiré este artículo sobre herramientas de gestión de proyectos. Espero que haya ayudado a agregar valor a su conocimiento. Antes de comenzar con su proyecto, puede consultar mi artículo.
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