La gestión de proyectos es un marco complejo que se basa en una serie de actividades y procesos que se encuentran como las piezas del rompecabezas. La gestión de la integración de proyectos ayuda a unir todas estas piezas en un todo cohesivo y garantiza el éxito de un proyecto. A través de este artículo sobre gestión de la integración de proyectos, intentaré brindarle una visión completa de cómo funciona la gestión de la integración, sus diversos procesos y las herramientas que se utilizan en cada uno de ellos.
A continuación se muestran los temas que discutiría en este artículo de gestión de integración de proyectos:
- Manejo del proyecto de integración
- Necesidad de gestión de la integración
- Procesos de gestión de integración de proyectos
Si desea dominar los conceptos de gestión de proyectos y convertirse en un gerente de proyectos, puede consultar nuestro donde estos temas se tratan en profundidad.
Por ahora, comencemos con nuestro artículo.
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Manejo del proyecto de integración
De acuerdo a ,
La Gestión de Integración de Proyectos incluye los procesos y actividades para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de gestión de proyectos dentro de los Grupos de Procesos de Gestión de Proyectos.La gestión de la integración de proyectos es la primera área de conocimiento del marco de gestión de proyectos que ayuda a mantener la estabilidad del proyecto. Toca todas las fases de - inicio, planificación, ejecución, control de seguimiento y cierre. Esto significa que la gestión de la integración ayuda a un director de proyecto a vigilar los diversos procedimientos que se realizan a lo largo del ciclo de vida del proyecto desde el inicio hasta el cierre.
Para , tener un plan de gestión de integración adecuado es muy crucial, ya que garantizará que todo elEl equipo está trabajando hacia un objetivo compartido mientras se mantiene dentro del marco de tiempo, alcance y presupuesto dados para la finalización exitosa del proyecto.
Necesidad de gestión de la integración
- La gestión de la integración asegura que las fechas de vencimiento de varios entregables del proyecto, su ciclo de vida y el plan de gestión de beneficios estén bien alineados.
- Para lograr los objetivos del proyecto, proporciona un plan de gestión bien organizado que sincroniza perfectamente varios procesos.
- Ayuda a gestionar y controlar el rendimiento y los cambios necesarios en las actividades / tareas de la gestión del proyecto.
- Coordina las decisiones sobre cambios clave que impactan el proyecto.
- La gestión de la integración mide y monitorea el progreso del proyecto tomando las medidas necesarias para cumplir con los objetivos.
- Desempeña un papel vital en la recopilación de datos sobre los resultados obtenidos, analizándolos para obtener más información y luego transmitiéndolos a las partes interesadas relevantes.
- Con una adecuada gestión de la integración, podrá finalizar todas las tareas relacionadas con el proyecto sin problemas y cerrar oficialmente cada fase, contrato, el proyecto en su conjunto y liberar los recursos.
- Ayuda a coordinar y sincronizar eltransiciones de fase cuando sea necesario.
Procesos de gestión de integración de proyectos
Toda el área de conocimiento de la gestión de la integración de proyectos se divide en procesos más pequeños que actúan comopuntos de acceso para el Project Manager. Cada uno de estos procesos es una parte integral de la gestión de la integración del proyecto y contribuye al éxito del proyecto.Estos procesos son:
Permítanme ahora profundizar en cada uno de estos procesos y explicar las diversas entradas, salidas y herramientas utilizadas en los respectivos procesos.
1. Desarrollar la Carta del Proyecto
En este proceso, se desarrolla un documento formal que autorizará la existencia de un proyecto. Es muy importante crear una carta del proyecto antes de comenzar con la implementación de su proyecto, ya que esta carta proporcionará un plan de entrega paso a paso. Con el desarrollo de la carta, el director del proyecto gana autoridad sobre varios recursos que se aplican a las actividades del proyecto.Al desarrollar la carta del proyecto, podrá establecer un vínculo directo entre los objetivos de la organización y el proyecto emprendido. También servirá como documentación formal del proyecto que una organización puede utilizar para legitimar su compromiso con el proyecto y convencer a las partes interesadas de que apoyen el proyecto.
El proceso de desarrollo de un estatuto de proyecto generalmente incluye los siguientes puntos:
- Visión del proyecto: La visión del proyecto básicamente define el objetivo general del proyecto que incluye visiones claras y misión del proyecto, el efecto del proyecto en la organización y el resultado final.
- Organización del proyecto: Lo siguiente es especificarlos roles y responsabilidades de todo el equipo que participa en el desarrollo del proyecto que incluirá a todos a partir de los stakeholders relevantes, su relación con el proyecto, los recursos humanos internos y externos y los clientes.
- Implementación: Después de la organización del proyecto, el siguiente paso es crear unplan de IMPLEMENTACION. Este plan mantendrá a los clientes y partes interesadas actualizados con respecto a los hitos clave, los cambios o las actualizaciones en el progreso del proyecto y las distintas dependencias hacia la finalización del proyecto.
- Gestión de riesgos: Realizar la gestión de riesgos es muy importante, ya queIdentifique cualquier riesgo potencial o áreas de preocupación que puedan obstaculizar la entrega sin problemas del proyecto.
En la siguiente tabla se enumeran varios insumos, herramientas, técnicas y resultados involucrados en este proceso:
| Entradas | Herramientas y técnicas | Salidas |
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2. Desarrollar el plan de gestión del proyecto
El proceso de desarrollo de un plan de gestión de proyectos incluye definir, preparar y coordinar otros componentes del plan para finalmente integrarlos en el marco de gestión de proyectos. La ventaja clave de desarrollar un plan de gestión de proyectos es que actúa como una hoja de ruta para todos los miembros del equipo. Les da una dirección para avanzar, hacia un objetivo unificado para la entrega exitosa del proyecto.
Este plan de gestión de proyectos comprende algunos aspectos:
- Una reunión inicial de lluvia de ideas: A través de esta reunión, las partes interesadas clave se reúnen para discutir las actas del proyecto. Esto demuestra ser una forma eficaz de iniciar el primer proceso del ciclo de vida de la gestión del proyecto, es decir, la planificación mientras se genera confianza entre los miembros del equipo del proyecto.
- Explicación de los objetivos generales del proyecto a las partes interesadas: A pesar de tener un plan de gestión de proyectos, el cambio es inevitable y un director de proyecto debe reconocer este hecho. A lo largo de este proyecto, hay algunas modificaciones y cambios que seguramente sucederán para ajustar y superar los problemas impredecibles.
- Deberes de los miembros del equipo y las partes interesadas: Además de poner en marcha el proyecto, es muy importante determinar entre las partes interesadas quiénes serán los responsables de aprobar los distintos aspectos del plan del proyecto.
- Una declaración de alcance: La declaración del alcance ayuda a asegurar el patrocinio y especifica los resultados del proyecto para prevenir cualquier tipo de falta de comunicación y unificar al equipo.
- Desarrollar líneas de base: Antes de pasar a la fase de desarrollo del proyecto, es muy importante establecer la línea de base para varios aspectos como costo, recursos, cronogramas, entregable, etc.
- Cree un plan de personal: El plan de dotación de personal es una línea de tiempo que indica el tiempo y la duración que cada uno de los recursos humanos estará involucrado en el proyecto.
- Analizar riesgos: Ayudará a evaluar y mitigar los riesgos potenciales, asegurando así que la calidad del proyecto permanezca intacta.
- Desarrolle un plan de comunicación: El plan de comunicación adecuado proporciona una estructura a los empleados en la que los miembros del equipo reciben los puntos de comunicación adecuados para informar sus problemas y avances.
En la siguiente tabla se enumeran varios insumos, herramientas, técnicas y productos involucrados en este proceso:
| Entradas | Herramientas y técnicas | Salidas |
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3. Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto
Según el plan de gestión del proyecto, este proceso ayuda a dirigir y gestionar el trabajo del proyecto y a realizar los cambios necesarios para cumplir la meta prometida. Con la dirección y gestión correctas del proyecto, la probabilidad de éxito del proyecto aumenta mientras se eleva la calidad del entregable.
Este proceso se sigue durante todo el ciclo de vida del proyecto y se compone principalmente de los siguientes aspectos:
- Solicitudes de cambio aprobadas: Cualquier cambio autorizado requerido / solicitado en el plan, alcance, costo o cronograma de un proyecto se documenta de manera sistemática.
- Factores ambientales de la empresa: Seguimiento de cualquier tipo de factores internos o externos que puedan afectar el resultado final de forma positiva o negativa. Estos factores pueden incluir la condición del mercado, la infraestructura, la cultura organizacional o el plan de gestión del proyecto.
- Activos del proceso organizacional: Junto con los factores, los activos organizacionales como políticas, procedimientos, planes formales e informales, información histórica, etc., que podrían afectar el producto final deben ser monitoreados y evaluados adecuadamente.
En la siguiente tabla se enumeran varios insumos, técnicas de herramientas y los resultados involucrados en este proceso:
| Entradas | Herramientas y técnicas | Salidas |
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4. Gestionar el conocimiento del proyecto
La gestión del conocimiento del proyecto es muy necesaria para lograr el objetivo del proyecto prometido y contribuir aún más al aprendizaje y las referencias futuras. Se realiza principalmente mediante el uso de datos organizativos históricos o existentes y la conservación de nuevos conocimientos. Esto ayuda principalmente a aprovechar el conocimiento organizacional y mejorar los resultados del proyecto.
Este proceso se sigue a lo largo del ciclo de vida del proyecto, que involucra varios insumos, herramientas, técnicas y productos:
| Entradas | Herramientas y técnicas | Salidas |
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5. Supervisar y controlar el trabajo del proyecto
Para lograr los objetivos de desempeño definidos en el plan, este proceso se implementa. En el proceso de conducción y control, se realiza un seguimiento del proyecto, se revisa y se informa de su progreso general, lo que permite a las partes interesadas tener una idea exacta del estado del proyecto. Este proceso se lleva a cabo a lo largo del ciclo de vida del proyecto y actúa como una guía para que el gerente del proyecto se asegure de que el proyecto esté dentro del cronograma. Algunos de los aspectos de este proceso son:
- Proporcione actualizaciones consistentes: Los informes de desempeño regulares y la actualización del estado del proyecto son muy necesarios para llevar el proyecto correctamente al éxito.
- Revise la declaración del alcance: De vez en cuando, revisando el proyectoscope ayuda al director de proyecto a garantizar que las modificaciones realizadas se conserven bien.
- Líneas de base de control: Las líneas de base prometidas al comienzo del proyecto deben seguirse estrictamente y, si se introducen cambios, deben documentarse en detalle. Esto ayudará más adelante a mantener al equipo enfocado y encaminado.
- Centrarse en el control de calidad: El control de calidad es un pilar importante para el éxito del proyecto y no debe realizarse con indulgencia. Por lo tanto, para un gerente de proyecto, es muy importante realizar una evaluación constante de varios componentes del proyecto para garantizar su eficiencia.
- Monitorear y controlar los riesgos: Es muy necesario un proceso separado para el seguimiento y control de riesgos, ya que los riesgos son algo que puede provocar el fracaso del proyecto o una desviación del resultado original. Por lo tanto, la evaluación de nuevos riesgos en todas y cada una de las etapas del proyecto ayuda a la detección temprana de riesgos / amenazas potenciales y a mitigarlos por adelantado.
En la siguiente tabla se enumeran varios insumos, herramientas, técnicas y resultados involucrados en este proceso:
| Entradas | Herramientas y técnicas | Salidas |
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6. Realice un control de cambios integrado
Este proceso se realiza para controlar las diversas solicitudes de cambio recibidas a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Aquí, se revisan todas las solicitudes de cambio, cambios aprobados, modificaciones del entregable final, documentos del proyecto, plan de gestión del proyecto, etc. La realización de este proceso ayuda a mantener un documento integrado que contiene la lista de cambios mientras se evalúan los riesgos generales que podrían surgir debido a los nuevos cambios.
En la siguiente tabla se enumeran varios insumos, herramientas, técnicas y resultados involucrados en este proceso:
| Entradas | Herramientas y técnicas | Salidas |
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7. Cierre el proyecto
Este es el proceso final de la gestión de integración del proyecto, donde se finalizan las diversas actividades, fases y contratos del proyecto. Proporciona un entorno controlado donde el proyecto se puede terminar con éxito. El proceso de cierre incluye actividades como la preservación de la información del proyecto, la finalización del trabajo planificado, la liberación de los recursos involucrados, etc.
En la siguiente tabla se enumeran varios insumos, herramientas, técnicas y productos involucrados en este proceso:
| Entradas | Herramientas y técnicas | Salidas |
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Esto nos lleva al final de este artículo de Gestión de integración de proyectos. Espero que haya ayudado a agregar valor a su conocimiento. Si desea obtener más información sobre o también puedes consultar mis otros artículos.
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