El costo es uno de los principales aspectos que impulsa un proyecto hacia el éxito. Por lo tanto, es muy importante asegurarse de que haya un suministro suficiente de fondos provenientes de las fuentes correctas en el momento correcto para cumplir con todos los requisitos del proyecto. Así Utilice un enfoque sistemático para administrar los gastos generales de costos en un proyecto, que se conoce popularmente como Gestión de costos del proyecto. A través de este artículo, te estaré dando una explicación detallada de qué es exactamente la gestión de costos, cómo se hace y cuáles son los procesos involucrados en ella.
En este artículo de Gestión de costos del proyecto, lo llevaré a través de los siguientes temas:
- Gestión de costes del proyecto
- Beneficios de la gestión de costes
- Procesos de gestión de costes del proyecto
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Gestión de costes del proyecto
La gestión de costes del proyecto es una de las diez áreas de conocimiento que sientan las bases de la gestión de proyectos.De acuerdo a ,
La gestión de costos del proyecto incluye los procesos involucrados en la planificación, estimación, elaboración de presupuestos, financiamiento, administración y control de costos para que el proyecto se pueda completar dentro del presupuesto aprobado.
La gestión de costes del proyecto se ocupa especialmente deel costo de varios recursos que se requieren para completar las actividades del proyecto. Ayuda al director del proyecto a prever los gastos del proyecto y, por lo tanto, a tomar medidas de precaución para mitigar las posibilidades de gastos excesivos. La gestión de costes actúa como un proceso general que cubre todo , comenzando desde su fase de planificación inicial hasta su finalización y entrega.
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El costo generalmente se estima durante la fase de planificación del proyecto y debe ser aprobado por la alta dirección antes de que comience su ejecución. A medida que el proyecto entra gradualmente en la fase de ejecución, todos los gastos realizados se registran y documentan adecuadamente para mantener los gastos dentro del presupuesto acordado. Una vez finalizado el proyecto, este documento se utiliza para comparar las desviaciones entre los costos previstos y los reales incurridos. Estos resultados se utilizan además como referencias para la elaboración de planes de gestión de costes y presupuesto en el futuro.
Cuando hablamos de costos, en términos de gestión de proyectos, puede haber cinco tipos de costos incurridos:
- Costo fijo: Los costos fijos son ese tipo de costos que son estáticos y no fluctúan a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
- Coste variable: Los costos variables son los costos que tienen una alta tendencia a variar según la duración de un proyecto.
- Costo directo: Los costos directos son el tipo de gastos que están directamente vinculados al presupuesto del proyecto.
- Costo indirecto: Los costos indirectos son aquellos costos que no están particularmente vinculados a su proyecto pero que se comparten entre múltiples proyectos.
- Costo hundido: Los costos hundidos son los costos en los que ya se ha incurrido, pero no han podido generar ningún valor para los objetivos del proyecto.
PorAl implementar una gestión eficaz de los costes del proyecto, obtendrá una línea base de costes que le ayudará a gestionar mejor todos los costes mencionados anteriormente. Le dará una dirección adecuada para una mejor toma de decisiones y evitará exceder el presupuesto del proyecto.
En la siguiente sección de este artículo sobre gestión de costos del proyecto, discutiré los beneficios que puede aprovechar la gestión de costos.
Beneficios de la gestión de costes
La lista de beneficios de incluir la gestión de costes en su marco es bastante largo. He recogido algunos de los más intrigantes:
- Controla los costos de los procesos / actividades específicos, lo que a su vez ayuda a obtener el control sobre el costo comercial completo.
- Con una gestión adecuada de los costes, podrá estimar con precisión los gastos futuros y, por lo tanto, concentrar sus esfuerzos en generar los ingresos esperados.
- La gestión de costos ayuda a predefinir los gastos de todas las actividades del proyecto que luego se mantienen como registros comerciales.
- Evita el gasto excesivo en cualquiera de los componentes comerciales y, por lo tanto, mantiene el equilibrio presupuestario.
- Le ayuda a priorizar las tareas de su proyecto al limitar estrictamente el flujo financiero. Debido a esto, se concentrará más en las actividades que realmente se necesitan en el proyecto.
- También reduce los gastos adicionales, ya que todos los gastos deben ser aprobados por el gerente antes de que se realicen.
Procesos de gestión de costes del proyecto
La gestión de costes del proyecto es una de las áreas de conocimiento más importantes. Implica los siguientes 4 procesos:
- Planificar la gestión de costes
- Costo estimado
- Determine el presupuesto
- Costos de control
1. Planificar la gestión de costos
Planificar la gestión de costes es el proceso inicial de la gestión de costes del proyecto en el que se definirá cómo se estimarán, presupuestarán, gestionarán, supervisarán y controlarán los costes del proyecto. Generalmente, se utilizan técnicas como WBS (Work Breakdown Structures) o datos históricos de proyectos similares para definir los requisitos de recursos de costos que incluyen tiempo, material, mano de obra, equipo, etc.Este proceso ofrece un esquema general de la cantidad de recursos involucrados y muestra la ruta óptima para administrar los costos del proyecto a lo largo del . Por lo tanto, el proceso de gestión de costos del plan se realiza en algún punto predefinido específico en el proyecto.
A continuación, he enumerado las diversas entradas, herramientas y técnicas, y salidas involucradas en este proceso:
| Entradas | Herramientas y técnicas | Salidas |
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2. Estimar costos
Este es el segundo proceso del plan de gestión de costos del proyecto que ayuda a estimar el costo de los recursos necesarios para completar el proyecto. Dado que el costo es una variable importante que asegura el éxito del proyecto, debe tener mucho cuidado al producir la cantidad estimada del costo total del proyecto. A lo largo del ciclo de vida del proyecto, este proceso se realiza a intervalos periódicos. UN utiliza varios métodos para estimar costos dependiendo de la cantidad de información disponible.
He enumerado los insumos, herramientas y técnicas y los resultados involucrados en el proceso de estimación de costos:
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| Entradas | Herramientas y técnicas | Salidas |
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3. Determine el presupuesto
Determinar el presupuesto es el tercer proceso de esta área de conocimiento donde se suma el costo estimado de actividades o tareas individuales para trazar la línea base de costos. La línea base de costos del presupuesto incluye todos los fondos autorizados que son esenciales para la ejecución del proyecto. Este presupuesto incluye básicamente varias reservas de contingencia mientras mantiene las reservas de manejo en la bahía. La línea de base de costos es un presupuesto por fases autorizado que se utiliza como punto inicial para monitorear y calcular el desempeño y el progreso del proyecto. Este proceso se ejecuta en puntos específicos de un proyecto que generalmente están predefinidos.
La siguiente tabla contiene las diversas entradas, herramientas y técnicas y productos involucrados en este proceso:
| Entradas | Herramientas y técnicas | Salidas |
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4. Control de costos
Los costos de control es el proceso final de la gestión de costos del proyecto que se ocupa principalmente de la medición de las variaciones de los costos reales de la línea de base propuesta. Aquí se implementan varios métodos y procedimientos para rastrear el desempeño y los gastos del proyecto en comparación con su tasa de progreso. Mientras tanto, todas estas variaciones se registran y se comparan con la línea base de costo real. Aquí, el proceso de control de costos será responsable de explicar el motivo de la variación y ayudará además al gerente del proyecto a tomar acciones correctivas para incurrir en costos mínimos. Por tanto, se puede concluir que a través del proceso de control de costes, puede controlar todos los gastos del proyecto y cerrarlo dentro del presupuesto acordado.
El proceso de control de costos utiliza varios insumos, herramientas, técnicas y resultados, que he enumerado en la siguiente tabla:
| Entradas | Herramientas y técnicas | Salidas |
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Con esto, llegamos al final de este artículo de Gestión de costes del proyecto. Hay 10 áreas de conocimiento en el marco de gestión de proyectos y la gestión de costos fue solo una de ellas.Si desea obtener más información sobre o ,puedes comprobar mi ' también.
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