Un riesgo es una incertidumbre que no se puede evitar, pero definitivamente se puede gestionar. La gestión del riesgo es muy importante, especialmente cuando se trata de ya que el riesgo puede afectar su proyecto de manera positiva o negativa. Pero en cualquier caso, su resultado final se desviará de lo que prometió. Por lo tanto, la gestión de riesgos del proyecto se convierte en una habilidad vital que todo director de proyecto debe poseer para garantizar el éxito de sus proyectos. En este artículo sobre gestión de riesgos de proyectos, le daré una visión completa de cómo se manejan y gestionan los riesgos en un proyecto.
A continuación se encuentran los temas que cubriré como parte de la gestión de riesgos del proyecto:
- Introducción a la gestión de riesgos de proyectos
- Necesidad de gestión de riesgos del proyecto
- Marco de gestión de riesgos del proyecto
- Herramientas de gestión de riesgos del proyecto
Si quieres dominar los conceptos de gestión de proyectos y convertirte en un gerente de proyectos, puede consultar nuestro donde estos temas se tratan en un indicador más amplio.
Por ahora, comencemos con nuestro artículo..
Gestión de riesgos del proyecto
Un riesgo es una desviación de la incertidumbre que puede dar lugar a resultados indeseables. En un contexto de gestión de proyectos, si estos riesgos se convierten en realidad, entonces se clasifican como 'problemas' que deben abordarse. La ocurrencia de riesgos en cualquier proyecto puede dejar un efecto positivo o negativo en sus objetivos. Para evitar cualquier tipo de pérdida o perturbación, se convierte en parte integral de cada trabajo para tener un plan de gestión de riesgos adecuado. La gestión de riesgos del proyecto se refiere al proceso en el que un gerente de proyecto intenta identificar los riesgos potenciales con anticipación, analizarlos y luego tomar las precauciones adecuadas que ayudarán a reducir o frenar el riesgo. Ahora, los riesgos pueden surgir en cualquier punto del y al realizar una gestión de riesgos adecuada, puede asegurarse de que su proyecto se mantenga encaminado y cumpla su objetivo.
Profundizando en la gestión de riesgos del proyecto, un tipo diferente de proyecto puede significar cosas diferentes. Por ejemplo, las estrategias de gestión de riesgos de proyectos a gran escala pueden diferir de las de los más pequeños.Es posible que tengan un plan detallado para cada riesgo a fin de garantizar que las estrategias de mitigación estén siempre alineadas en caso de que surjan problemas. Mientras que, para proyectos más pequeños, el plan de gestión de riesgos es más simple. Tendrán un plan simple con las tareas organizadas en orden decreciente de prioridad en el proyecto.
Creo que con esto tienes claro qué es realmente la gestión de riesgos de proyectos. Ahora, avancemos más en este artículo y entendamos por qué la gestión de riesgos es tan importante.
Necesidad de gestión de riesgos del proyecto
Como ya he mencionado, la gestión de riesgos del proyecto ayuda a predecir y mitigar los riesgos que ayudan a evitar cualquier tipo de pérdida o conflicto en el proyecto. Pero el alcance de la gestión de riesgos no termina aquí. Hay muchos más beneficios que pueden cambiar el resultado completo de un proyecto. A continuación, he enumerado algunos de ellos:
Evaluación de áreas problemáticas
Un plan detallado de gestión de riesgos del proyecto le dará una imagen clara de su proyecto y las áreas problemáticas en él. De esa manera, podrá dirigir su atención hacia los eslabones débiles del proyecto, realizar controles de salud, revisiones por pares y auditorías para mantener el desempeño del proyecto.
Menos sorpresas
Los planes de gestión de riesgos le brindan una advertencia temprana de posibles riesgos o problemas. Esto permite al equipo prepararse y tomar las medidas necesarias para mitigar los problemas antes de que se conviertan en problemas graves y causen daños irreversibles.
Mejor toma de decisiones
Con información sobre los riesgos por adelantado, la alta dirección puede tomar decisiones mejores y eficientes. Tendrán información en tiempo real sobre el riesgo a través de un panel que les proporcionará continuamente los datos más recientes.
Comunicación mejorada
La gestión de riesgos eficaz mejora el flujo de comunicación. Con los riesgos detectados de antemano, abre el punto de discusión entre el equipo involucrado. Todos los equipos deben unir sus mentes y hablar sobre las áreas problemáticas y manejar las causas en lugar de culparse unos a otros después de que se ha hecho el daño.
Estimaciones presupuestarias precisas
Con la gestión de riesgos del proyecto mapeada en su cronograma y planificación de costos, podrá predecir los problemas potenciales. Esto le ayudará a reservar un presupuesto de reserva para cada uno de los dominios, como el costo, el tiempo, los recursos, etc., lo que resulta en menos desperdicio y mejor calidad.
Tasa elevada de éxito del proyecto
Con un plan de gestión de riesgos eficaz incorporado en su , estimula la mentalidad de todo el equipo, ya que saben que los riesgos se gestionan de forma activa y que hay muy pocas probabilidades de fallar.
Equipos enfocados
Sabiendo el hecho de que los riesgos se controlan y gestionan de forma activa, los equipos pueden centrarse más en las tareas asignadas. No solo esto, la gestión de riesgos resalta las áreas problemáticas de un proyecto para que los equipos puedan abordarlas rápidamente y garantizar el éxito del proyecto.
Escaladas claras de riesgo
Un plan de gestión de riesgos sistemático le dará una idea adecuada de cuándo es necesario escalar un riesgo al nivel superior para recibir asesoramiento y tomar medidas. Esto ayudará a alertar a las personas adecuadas en el momento adecuado para analizar y corregir el riesgo.
Ahora que está familiarizado con los beneficios de tener un plan de gestión de riesgos del proyecto adecuado, avancemos más y veamos el marco de la gestión de riesgos.
Marco de gestión de riesgos del proyecto
El marco de gestión de riesgos consta de cinco procesos que pueden tener diferentes jergas que varían de una organización a otra. A continuación, he enumerado los cinco procesos en detalle:
- Identificación de riesgo
- Análisis cuantitativo
- Analisis cualitativo
- Planificar respuestas al riesgo
- Monitorear y controlar el riesgo
Identificación de riesgo
Para resolver un riesgo, es muy importante que primero tenga información detallada al respecto. Ahora bien, ¿cómo identifica un riesgo de proyecto? Bueno, hay varias formas de identificar el riesgo. Algunos de ellos son:
- Revisión de la documentación: Es una práctica estándar y se utiliza principalmente para identificar riesgos mediante la revisión de documentos relacionados con el proyecto (lecciones aprendidas, artículos, activos de la organización, etc.).
- Escritura de ideas: Es una forma más eficaz en comparación con la lluvia de ideas para profundizar en las áreas problemáticas. Estaes un método para rápidamentegenerandoideas donde ellos participantes reciben documentos y se les pide que escriban sus ideas en ellos dentro de un período de tiempo determinado.
- Escaneo horizontal: Esta es una técnica en la que intentamos mirar hacia el futuro para detectar amenazas u oportunidades que puedan surgir en nuestro proyecto.
- Análisis de raíz de la causa: Este proceso se utiliza para determinar las causas fundamentales de los riesgos identificados que se investigan más a fondo para identificar riesgos adicionales.
- Análisis FODA: Significa Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas. En este análisis se identifican posibles debilidades y amenazas del proyecto para determinar los riesgos.
- Análisis de la lista de verificación: Esta técnica crea una lista de verificación de categorías de riesgo que se utilizan para seguir de cerca los riesgos adicionales para el proyecto.
Una vez que haya terminado con la identificación de los riesgos, puede seguir adelante y determinar la posibilidad de que ocurra siguiendo sus consecuencias. Esto le ayudará a comprender la naturaleza del riesgo y el nivel de impacto que puede tener en las metas y objetivos de su proyecto. Además, todos y cada uno de los riesgos que identifique deben registrarse en el Registro de riesgos.
Pero ahora debes estar pensando ¿cómo analizas los riesgos? Bueno, esto se puede hacer usando análisis cualitativo y cuantitativo que cubriré en las próximas secciones de este artículo.
Analisis cualitativo
El análisis cualitativo es un análisis subjetivo en el que los riesgos se escalan de mayor a menor en función de dos parámetros: Probabilidad e Impacto. La probabilidad es la posibilidad de que aparezca un riesgo y el impacto es el grado de efecto que puede causar en su proyecto. El siguiente gráfico representa la escala de riesgo según la probabilidad y el impacto.
Análisis cuantitativo
El análisis cuantitativo se centra más en el cálculo de valores numéricos de la probabilidad y el impacto del riesgo. Esto se puede analizar con varias técnicas como valor monetario esperado, análisis de sensibilidad, árboles de decisión, datos históricos, juicio de expertos, entrevistas, etc. Esto ayudará al equipo de gestión del proyecto a clasificar las tareas según su prioridad.
Planificar respuestas al riesgo
Ahora que sabe cuáles son los riesgos que pueden surgir en su proyecto, debe decidir un plan que indique lo que hará.cada riesgo, mejor conocido como plan de contingencia. Tenga en cuenta que su plan de contingencia estará alineado e integrado en su . Por lo tanto, debe tener un presupuesto de reserva de tiempo, recursos y dinero. Pero lo intente, no hay nada como un plan de gestión de riesgos perfecto que no requiera iteraciones. Una vez que ponga en acción su plan de gestión de riesgos, terminará con otro plan para verificar que no se introdujeron nuevos riesgos. Por lo tanto, esta fase continúa hasta el final y, al final del proyecto, es posible que aún tenga algunos riesgos secundarios o residuales.
Monitorear y controlar los riesgos
Su tarea no termina con la implementación del plan de gestión de riesgos. Dado que los riesgos no son estáticos y tienden a transformarse, evolucionar, reaparecer o generarse en cualquier punto del ciclo de vida del proyecto, es necesario vigilarlos constantemente. Una de las formas fáciles de hacerlo es revisar periódicamente el registro de riesgos que contiene el registro de todos los riesgos identificados. Necesita monitorear de cerca el progreso de su proyecto e identificar la probabilidad de cualquier riesgo potencial. Su plan de respuesta al riesgo se considerará exitoso y efectivo solo si se activa cada vez que ocurre un riesgo. Pero siempre puede haber casos excepcionales en los que su plan de contingencia no funcione. En este tipo de situaciones, debe tener un plan de respaldo listo en la manga, mejor conocido como el plan de respaldo. Esto le dará el doble de seguridad frente a los riesgos y reducirá el porcentaje de pérdida al mínimo.
Entonces, todo esto se trataba del proceso de gestión de riesgos. Después de conocer el proceso completo, es posible que esté pensando que la gestión de riesgos es un proceso complejo y prolongado. Bueno, a decir verdad, realmente lo es y para un gerente de proyecto, se convierte endemasiado engorroso para manejar esto con una sola mano. Aquí es donde entran en escena varias herramientas de gestión de riesgos y rescatan al director del proyecto de todas estas molestias.
Herramientas de gestión de riesgos del proyecto
Según una encuesta realizada por PMI, casi el 86% de las organizaciones, independientemente del tamaño y la industria, utilizan métodos de gestión de riesgos. Con los avances en tecnología y todo lo que se vuelve digital, los gerentes de proyectos han comenzado a integrar herramientas / software de gestión de riesgos digitales en la gestión de sus proyectos. A continuación, he enumerado las herramientas más preferidas por los gerentes de proyectos de todo el mundo:
nTask
nTask es un completo herramienta de gestión de proyectos que permite informes de riesgo efectivos, fácil visibilidad, cálculo del impacto exacto del riesgo, resumen de matriz de riesgo autogenerado, etc.
Resolver
Resolver se centra principalmente en proyectosfases de planificación y preparación de riesgos e incorpora beneficios como una evaluación eficaz, informes personalizables, información en tiempo real, gestión de incidentes, análisis de priorización de riesgos, inventario de recuperación de riesgos, gestión de la respuesta al riesgo, etc.
TimeCamp
TimeCamp es básicamente una herramienta de seguimiento del tiempo que proporciona funciones como determinar los riesgos financieros potenciales, la evaluación de riesgos de la gestión del tiempo, frenar los riesgos supurantes, etc.
completar
Integrum se considera una de las mejores herramientas de gestión de riesgos que se centra principalmente en la salud y seguridad de un proyecto. Proporciona beneficios como identificación de riesgos, optimización empresarial, inteligencia empresarial, etc.
Qualys
Qualys es una herramienta avanzada de gestión de riesgos que ofrece beneficios como escaneo de vulnerabilidades, escaneo y detección de malware, protección contra amenazas, etc.
Esto nos lleva al final de este artículo sobre gestión de riesgos de proyectos. Este blog cubrió solo un proceso involucrado en la gestión de proyectos. Si desea obtener más información sobre o también puedes consultar mis otros artículos.
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