¿Qué son las fórmulas y funciones en Excel y cómo usarlas?

Los datos se utilizan solo cuando realmente puede trabajar en ellos y Excel es una herramienta que proporciona una gran comodidad tanto cuando tienes que formular tus propias ecuaciones como cuando tienes que hacer uso de las integradas. En este artículo, aprenderá cómo puede trabajar realmente con estas funciones de anuncios de fórmulas de Excel.

Aquí hay un vistazo rápido a los temas que se discuten aquí:

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• ¿Qué es una fórmula?
• Escribir fórmulas de Excel
• Editar una fórmula
• Copiar / pegar una fórmula
• Ocultar fórmulas en Excel
• Fórmulas de Excel de precedencia de operadores
• ¿Qué son las funciones en Excel?
• Funciones más importantes

¿Qué es una fórmula?

En general, una fórmula es una forma condensada de representar cierta información en términos de símbolos. En Excel, las fórmulas son expresiones que se pueden ingresar en las celdas de una hoja de Excel y sus salidas se muestran como resultado.

Las fórmulas de Excel pueden ser de los siguientes tipos:

Escribir fórmulas de Excel:

Para escribir una fórmula en una celda de hoja de Excel, puede hacer lo siguiente:

• Seleccione la celda donde desea que se muestre el resultado
• Escriba un signo '=' inicialmente para que Excel sepa que va a ingresar una fórmula en esa celda
• Después de eso, puede escribir las direcciones de las celdas o especificar los valores que desea calcular
• Por ejemplo, si desea agregar los valores de dos celdas, puede escribir la dirección de la celda de la siguiente manera:

• También puede seleccionar las celdas cuya suma desea calcular seleccionando todas las celdas requeridas mientras presiona la tecla Ctrl:

Editar una fórmula:

En caso de que desee editar alguna fórmula ingresada previamente, simplemente seleccione la celda que contiene la fórmula de destino y en la barra de fórmulas puede realizar los cambios deseados. En el ejemplo anterior, he calculado la suma de A1 y A2. Ahora, editaré lo mismo y cambiaré la fórmula para calcular el producto de los valores presentes en estas dos celdas:

Una vez hecho esto, presione Enter para ver la salida deseada.

Copiar o pegar una fórmula:

Excel es muy útil cuando tienes que copiar / pegar fórmulas. Siempre que copia una fórmula, Excel se encarga automáticamente de las referencias de celda que se requieren en esa posición. Esto se hace a través de un sistema llamado como Direcciones de celda relativas .

Para copiar una fórmula, seleccione la celda que contiene la fórmula original y luego arrástrela hasta esa celda que requiere una copia de esa fórmula de la siguiente manera:

Como puede ver en la imagen, la fórmula está escrita originalmente en A3 y luego la he arrastrado hacia abajo a lo largo de B3 y C3 para calcular la suma de B1, B2 y C1, C2 sin escribir exclusivamente las direcciones de celda.

En caso de que cambie los valores de alguna de las celdas, la salida será actualizada automáticamente por Excel de acuerdo con el Direcciones de celda relativas , Direcciones de celda absolutas o Direcciones de celda mixtas .

Ocultar fórmulas en Excel:

En caso de que desee ocultar alguna fórmula de una hoja de Excel, puede hacerlo de la siguiente manera:

• Seleccione las celdas cuya fórmula desea ocultar
• Abra la ventana Fuente y seleccione el panel Protección
• Marque la opción Oculto y haga clic en Aceptar
• Luego, desde la pestaña de la cinta, seleccione Revisar
• Haga clic en Proteger hoja (las fórmulas no funcionarán si no lo hace)
• Excel le pedirá que ingrese una contraseña para mostrar las fórmulas para uso futuro

Precedencia de operador de fórmulas de Excel:

Las fórmulas de Excel siguen las reglas BODMAS (Resta de suma de multiplicación de multiplicación de orden de paréntesis). Si tiene una fórmula que contiene corchetes, la expresión entre corchetes se resolverá antes que cualquier otra parte de la fórmula completa. Hecha un vistazo a la imagen de abajo:

Como puede ver en el ejemplo anterior, tengo una fórmula que consta de un corchete. Entonces, de acuerdo con las reglas BODMAS, Excel primero encontrará la diferencia entre A2 y B1 y luego agregará el resultado con A1.

Qué Cuáles son las 'funciones' en Excel?

En general, una función define una fórmula que se ejecuta en un orden determinado. Excel proporciona una gran cantidad de funciones integradas que se puede utilizar para calcular el resultado de varias fórmulas.

Las fórmulas en Excel se dividen en las siguientes categorías:

Ahora, veamos cómo hacer uso de algunas de las fórmulas de Excel más importantes y de uso común.

Funciones de Excel más importantes:

Estas son algunas de las funciones de Excel más importantes junto con sus descripciones y ejemplos.

FECHA:

Una de las funciones de fecha más importantes y ampliamente utilizadas en Excel es la función de fecha. La sintaxis es la siguiente:

FECHA (año, mes, día)

Esta función devuelve un número que representa la fecha dada en el formato de fecha y hora de MS Excel. La función FECHA se puede utilizar de la siguiente manera:

EJEMPLO:

1. = FECHA (2019,11,7)
2. = FECHA (2019,11,7) -7 (devuelve la fecha actual - siete días)

DÍA:

Esta función devuelve el valor del día del mes (1-31). La sintaxis es la siguiente:

DÍA (número de serie)

Aquí, serial_number es la fecha cuyo día desea recuperar. Puede darse de cualquier manera, como el resultado de alguna otra función, proporcionada por la función FECHA, o una referencia de celda.

EJEMPLO:

1. = DÍA (A7)
2. = DÍA (HOY ())
3. = DÍA (FECHA (2019, 11,8))

MES:

Al igual que la función DÍA, Excel proporciona otra función, es decir, la función MES para recuperar el mes de una fecha específica. La sintaxis es la siguiente:

MES (número_serie)

EJEMPLO:

1. = MES (HOY ())
2. = MES (FECHA (2019, 11,8))

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Porcentaje:

Como todos sabemos, el porcentaje es la razón calculada como una fracción de 100. Se puede denotar de la siguiente manera:

Porcentaje = (parte / todo) x 100

En Excel, puede calcular el porcentaje de los valores deseados. Por ejemplo, si tiene los valores total y parcial presentes en A1 y A2 y desea calcular el porcentaje, puede hacerlo de la siguiente manera:

• Seleccione la celda donde desea mostrar el resultado
• Escriba el signo '='
• Luego, escriba la fórmula como A1 / A2 y presione Enter
• En el grupo de números de la pestaña de inicio, seleccione el símbolo '%'

SI:

La declaración IF es una declaración condicional que devuelve True cuando se cumple la condición especificada y Flase cuando no se cumple la condición. Excel proporciona una función 'SI' incorporada que sirve para este propósito. Su sintaxis es la siguiente:

SI (prueba_lógica, valor_si_verdadero, valor_si_falso)

Aquí, prueba lógica es la condición que se debe verificar

EJEMPLO:

• Ingrese los valores a comparar
• Seleccione la celda que mostrará la salida
• Escriba en la barra de fórmulas '= SI (A1 = A2,' Sí ',' No ')' y presione enter

BUSCARV:

Esta función se utiliza para buscar y obtener algunos datos particulares de una columna de una hoja de Excel. La 'V' en VLOOKUP significa búsqueda vertical. Es una de las fórmulas más importantes y ampliamente utilizadas en Excel y para poder utilizar esta función, la tabla debe estar ordenada en orden ascendente. La sintaxis de esta función es la siguiente:

VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index, num_range, lookup)

dónde,

valor de búsqueda es el valor a buscar

matriz de tabla es la tabla que se va a buscar

col_index es la columna de la que se va a recuperar el valor

rango de búsqueda (opcional) devuelve VERDADERO durante aprox. coincidencia y FALSO para una coincidencia exacta

EJEMPLO:

Como puede ver en la imagen, el valor que he especificado es 2 y el rango de la tabla está entre A1 y D4. Quiero buscar el nombre del empleado, por lo tanto, he dado el valor de la columna como 2 y como quiero que sea una coincidencia exacta, utilicé False para la búsqueda de rango.

Impuesto sobre la renta:

Suponga que desea calcular el impuesto sobre la renta de una persona cuyo salario total es de $ 300. Deberá calcular el impuesto sobre la renta de la siguiente manera:

• Indique el salario total, las deducciones salariales, la renta imponible y el porcentaje del impuesto sobre la renta
• Especificar los valores de salario total, deducciones salariales
• Luego calcule la renta imponible encontrando la diferencia entre el salario total y las deducciones salariales
• Finalmente, calcule el monto del impuesto

SUMA:

La función SUMA en Excel calcula el resultado agregando todos los valores especificados en Excel. La sintaxis de esta función es la siguiente:

SUM (número1, número2,…)

Agrega todos los números que se le especifican como parámetro.

EJEMPLO:

En caso de que desee calcular la suma de la cantidad que gastó en la compra de verduras, enumere todos los precios y luego use la fórmula SUM de la siguiente manera:

Interés compuesto:

Para calcular el interés compuesto, puede utilizar una de las fórmulas de Excel llamada FV. Esta función devolverá el valor futuro de una inversión sobre la base de pagos y tasas de interés constantes y periódicas. La sintaxis de esta función es la siguiente:

FV (tasa, nper, pmt, pv, tipo)

Para calcular la tasa, deberá dividir la tasa anual por el número de períodos, es decir, la tasa / períodos anuales. El número de períodos o nper se calcula multiplicando el plazo (número de años) por los períodos, es decir, plazo * períodos. pmt significa pago periódico y puede ser cualquier valor, incluido cero.

Considere el siguiente ejemplo:

En el ejemplo anterior, he calculado el interés compuesto de $ 500 a una tasa del 10% durante 5 años y suponiendo que el valor de pago periódico es 0. Tenga en cuenta que he utilizado -B1, lo que significa que me han quitado $ 500.

Promedio:

El promedio, como todos sabemos, representa el valor mediano de varios valores. En Excel, el promedio se puede calcular fácilmente usando la función incorporada llamada 'PROMEDIO'. La sintaxis de esta función es la siguiente:

PROMEDIO (número1, número2,…)

EJEMPLO:

En caso de que desee calcular las calificaciones promedio obtenidas por los estudiantes en todos los exámenes, simplemente puede crear una tabla y luego usar la fórmula PROMEDIO para calcular las calificaciones promedio obtenidas por cada estudiante.

En el ejemplo anterior, he calculado las calificaciones promedio de dos estudiantes en dos exámenes. En caso de que tenga más de dos valores cuyo promedio necesita ser determinado, solo tiene que especificar el rango de celdas donde están presentes los valores. Por ejemplo:

CONTAR:

La función de recuento en Excel contará la cantidad de celdas que contienen números en un rango determinado. La sintaxis de esta función es la siguiente:

COUNT (valor1, valor2,…)

EJEMPLO:

En caso de que quiera calcular la cantidad de celdas que contienen números de la tabla que creé en el ejemplo anterior, simplemente tendré que seleccionar la celda en la que quiero mostrar el resultado y luego hacer uso de la función COUNT de la siguiente manera:

REDONDO:

Para redondear los valores a algunos decimales específicos, puede utilizar la función REDONDEAR. Esta función devolverá un número redondeándolo al número especificado de posiciones decimales. La sintaxis de esta función es la siguiente:

REDONDA (número, num_digits)

EJEMPLO:

Encontrar grado:

Para encontrar calificaciones, tendrá que hacer uso de declaraciones IF anidadas en Excel. Por ejemplo, en el ejemplo de Promedio, había calculado las calificaciones promedio obtenidas por los estudiantes en las pruebas. Ahora, para encontrar las calificaciones obtenidas por estos estudiantes, tendré que crear una función SI anidada de la siguiente manera:

Como puede ver, las calificaciones promedio están presentes en la columna G. Para calcular la calificación, he usado una fórmula IF anidada. El código es el siguiente:

= SI (G19> 90, ”A”, (SI (G19> 75, ”B”, SI (G19> 60, ”C”, SI (G19> 40, ”D”, ”F”)))))

Después de hacer esto, solo tendrá que copiar la fórmula en todas las celdas donde desea mostrar las calificaciones.

RANGO:

En caso de que desee determinar el rango alcanzado por los estudiantes de una clase, puede hacer uso de una de las fórmulas integradas de Excel, es decir, RANGO. Esta función devolverá el rango para un rango específico comparando un rango dado en orden ascendente o descendente. La sintaxis de esta función es la siguiente:

RANGO (ref, número, orden)

EJEMPLO:

Como puede ver, en el ejemplo anterior, he calculado el rango de los estudiantes usando la función de rango. Aquí, el primer parámetro son las calificaciones promedio obtenidas por cada estudiante y la matriz es el promedio alcanzado por todos los demás estudiantes de la clase. No he especificado ningún orden, por lo tanto, la salida se determinará en orden descendente. Para rangos de orden ascendente, deberá especificar cualquier valor distinto de cero.

CONTAR.SI:

Para contar las celdas en función de alguna condición determinada, puede utilizar una de las fórmulas integradas de Excel llamada 'CONTAR.SI'. Esta función devolverá el número de celdas que satisfacen alguna condición en un rango dado. La sintaxis de esta función es la siguiente:

CONTAR.SI (rango, criterios)

EJEMPLO:

Como puede ver, en el ejemplo anterior, encontré el número de celdas que tienen valores superiores a 80. También puede dar algún valor de texto al parámetro de criterios.

ÍNDICE:

La función INDICE devuelve un valor o una referencia de celda en una posición particular en un rango especificado. La sintaxis de esta función es la siguiente:

ÍNDICE (matriz, row_num, column_num) o

ÍNDICE (referencia,fila_num, column_num, area_num)

La función de índice funciona de la siguiente manera para Formación formar:

• Si se proporcionan tanto el número de fila como el número de columna, devuelve el valor que está presente en la celda de intersección
• Si el valor de la fila se establece en cero, devolverá los valores presentes en toda la columna en el rango especificado
• Si el valor de la columna se establece en cero, devolverá los valores presentes en toda la fila en el rango especificado

La función de índice funciona de la siguiente manera para Referencia formar:

• Devuelve la referencia de la celda donde se cruzan los valores de la fila y la columna
• Area_num indicará qué rango se utilizará en caso de que se hayan proporcionado varios rangos

EJEMPLO:

Como puede ver, en el ejemplo anterior, he usado la función INDICE para determinar el valor presente en la segunda fila y la cuarta columna para el rango de celdas entre A18 y G20.

Del mismo modo, también puede utilizar la función INDICE especificando varias referencias de la siguiente manera:

Esto nos lleva al final de este artículo sobre fórmulas y funciones de Excel. Espero que tengas claro todo lo que se ha compartido contigo. Asegúrese de practicar tanto como sea posible y revertir su experiencia.

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