Según un informe de la encuesta de PMI, se descubrió que debido a comunicaciones ineficaces, uno de cada cinco proyectos no tiene éxito. Para asegurar un éxito un director de proyecto debe curar una gestión de comunicación de proyecto eficaz. En este artículo de Gestión de la comunicación del proyecto, le daré un recorrido completo de cómo se establece la comunicación sistemática en un proyecto y cuáles son los diversos procesos involucrados en él.
A continuación se muestran los temas que discutiré en este artículo de gestión del tiempo del proyecto:
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- ¿Qué es la gestión de la comunicación de proyectos?
- Beneficios de la gestión de la comunicación
- Procesos de gestión de la comunicación del proyecto
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¿Qué es la gestión de la comunicación de proyectos?
Gestión de la comunicación del proyecto, según ,
La Gestión de Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos necesarios para asegurar que las necesidades de información del proyecto y sus partes interesadas se satisfagan mediante el desarrollo de artefactos y la implementación de actividades diseñadas para lograr un intercambio de información efectivo.
Es una de las diez áreas de conocimiento clave que sienta las bases del marco de gestión de proyectos y juega un papel importante en mantener a todo el equipo del proyecto en la misma página. Sin una gestión adecuada de la comunicación, todo el puede derrumbarse ya que la falta de comunicación puede resultar en la ruptura de varios procesos. Además, esto puede tener un efecto negativo en el producto final y, por lo tanto, resultar en un proyecto fallido.
Gestión de comunicaciones de proyectos cubre variosprocesos que garantizan que la información correcta del proyecto se entregue a los equipos correctos y en el momento adecuado. La comunicación eficaz ayuda a establecer una relación sana entre las diversas partes interesadas con diferentes antecedentes culturales y organizativos, niveles de experiencia, intereses y perspectivas. Todos juntos pueden influir en la ejecución del proyecto y el producto final.El proceso completo de gestión de comunicaciones del proyecto es una agregación de dos partes:
- los primera parte se ocupa del desarrollo de una estrategia que asegure un sistema de comunicación eficaz para las partes interesadas.
- los segunda parte tiene como objetivo realizar las actividades necesarias para la implementación de las estrategias de comunicación.
En promedio, un gerente de proyecto dedica aproximadamente el 85-90% del tiempo total de su proyecto a comunicarse. Así, para un , mantener un flujo de comunicación eficaz se vuelve muy importante. Para hacerlo, debe decidir una estrategia de proyecto desde el principio del proyecto y seguirla durante todo el ciclo de vida del proyecto. Algunos de los más recomendados que ayudan a establecer una comunicación eficaz se enumeran a continuación:
- Fuerte escucha activa
- Escritura competente
- Habilidad para hablar con fluidez
- Cuestionar y explorar ideas
- Establecer y gestionar expectativas
- Motivar al equipo para que se involucre y se mantenga comprometido
- Guiar al equipo para mejorar el rendimiento
- La resolución de conflictos
- Capacidad para resumir y reiterar
- Identificar el siguiente paso más eficiente
Junto con las habilidades enumeradas anteriormente, un gerente de proyecto también debe seguir las 5 C de comunicación que ayudará a crear una comunicación ininterrumpida y sistemática durante todo el proyecto. Estas cinco C son:
En términos de , la comunicación puede ser de varios tipos:
- Comunicación escrita: Es una de las formas de comunicación más precisas que se transmite a través de un medio de correspondencia. Se puede segregar aún más en dos formas:
- Escrito formal: Carta del proyecto, declaración de alcance, plan del proyecto, WBS, estado del proyecto, problemas complejos, comunicaciones relacionadas con el contrato, Memos, etc.
- Escrito informal: correo electrónico, notas, cartas, comunicación regular con los miembros del equipo, etc.
- Comunicación oral: Este tipo de comunicación tiene un alto grado de flexibilidad y se realiza a través del contacto personal, el equipo se reúne, telefónicamente, etc. Se puede categorizar en dos formas:
- Oral Formal: Presentaciones, discursos, negociaciones, etc.
- Oral Informal: Conversación con miembros del equipo, reuniones de proyectos, conversaciones en la sala de descanso o en la sala de guerra, etc.
- Comunicación no verbal: Es la forma de comunicación más básica y aproximadamente el 55% de la comunicación se realiza de esta forma.Ejemplos generales de este tipo de comunicación son las expresiones faciales, los movimientos de las manos, el tono de voz al hablar, etc.
Espero que ahora comprenda mejor qué es la gestión de la comunicación de proyectos. En la siguiente sección, hablaré sobre cómo la gestión de la comunicación beneficia a una organización.
Beneficios de la gestión de la comunicación
- Expectativas: El plan de comunicación del proyecto ayuda a establecer estándares sobre cómo y cuándo debe tener lugar la comunicación.Esto ayuda al gerente a mantener el control del proyecto y garantizar que todas las partes interesadas reciban la información requerida.
- Consistencia: Con un plan de comunicación adecuado, un gerente de proyecto se vuelve más consistente en el manejo de las actividades del proyecto. Además, les da a los miembros del equipo una dirección a seguir que pueden comunicarse con el resto del equipo y las partes interesadas de manera consistente.
- Productividad: El plan de gestión de proyectos eficiente mantiene a todos los miembros del equipo bien informados sobre los acontecimientos del proyecto. De esta manera, siempre están equipados con la información que necesitan en lugar de detener el trabajo y buscar información faltante.
- Salir: Establece un canal de comunicación adecuado y claro entre el equipo y las partes interesadas que asegura que el equipo conoceexactamente lo que las partes interesadas quieren, necesitan y esperan del resultado del proyecto.
- Comunicación controlada: La gestión de la comunicación también garantiza que se entregue la información correcta a las personas adecuadas y en el momento adecuado. Esto no deja espacio para la ambigüedad o la confusión y proporciona un flujo fluido de comunicación.
- Colaboración del equipo del proyecto: La buena comunicación a menudo resulta en una mejor colaboración entre los miembros del equipo y mejora el enfoque en el conjunto.
- Sesión de lanzamiento efectiva: Un plan de gestión de la comunicación bien organizado da un buen comienzo a los proyectos, ya queasegura que el proyecto y las metodologías se discutan y revisan a un alto nivel. Una vez que esto está asegurado, los miembros del equipo expresan y acuerdan más procesos de comunicación, lo que les da una imagen clara de lo que sucederá a continuación y cuál es su papel en el proyecto.
Procesos de gestión de la comunicación del proyecto
El Área de Conocimiento de la gestión de la comunicación de proyectos se compone de los siguientes tres procesos:
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1. Planificar la gestión de las comunicaciones
Planificar la gestión de la comunicación es el proceso inicial del área de conocimiento de la gestión de la comunicación del proyecto. En este proceso, se desarrolla un plan sistemático y efectivo para las actividades involucradas en la comunicación del proyecto. Utiliza principalmente la información como los requisitos de todos y cada uno de los interesados y equipos, los activos organizativos disponibles y las necesidades del proyecto. El proceso de gestión de la comunicación del plan se realiza en intervalos periódicos a lo largo del . Ayuda principalmente en la presentación oportuna de los datos relevantes a través de un enfoque documentado que mantiene a las partes interesadas involucradas de manera eficiente.
La gestión de la comunicación del plan implica varias entradas, herramientas, técnicas y salidas que he enumerado en la siguiente tabla:
| Entradas | Herramientas y técnicas | Salidas |
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2. Gestionar las comunicaciones
El segundo proceso de la gestión de la comunicación del proyecto es Gestionar las comunicaciones, que tiene como objetivo principal recopilar, crear, distribuir, almacenar, recuperar, gestionar, monitorear y finalmente disponer de la información del proyecto de manera adecuada y oportuna. Se lleva a cabo durante todo el ciclo de vida del proyecto para proporcionar un flujo de información eficiente y sin esfuerzo desde el equipo del proyecto a las partes interesadas y viceversa. Este proceso también ayuda a identificar diferentes aspectos de la comunicación efectiva junto con los más adecuados. metodologias , tecnologías y técnicas. Además, permite que todo el sistema de comunicación sea más flexible al proporcionar espacio para cualquier ajuste en los métodos y técnicas. Ayuda a adaptarse a las demandas y necesidades cambiantes de las partes interesadas sin interrumpir el flujo de comunicación.
En la siguiente tabla, he enumerado la lista completa de entradas, herramientas y técnicas y salidas involucradas en el proceso de Gestión de comunicaciones:
| Entradas | Herramientas y técnicas | Salidas |
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3. Supervisar las comunicaciones
Monitor Communications es el proceso final del área de conocimiento de gestión de la comunicación. Este proceso asegura que todas las necesidades y requisitos de información del proyecto y las partes interesadas involucradas se cumplan al finalizar. Se realiza durante todo el y ayuda a optimizar el flujo de información según la gestión de la comunicación y el plan de participación de las partes interesadas.
La siguiente tabla contiene la lista de varias entradas, herramientas y técnicas y productos involucrados en el proceso final de la gestión de la comunicación del proyecto:
| Entradas | Herramientas y técnicas | Salidas |
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Entonces, todo esto se trataba de la Gestión de la comunicación de proyectos. Si desea obtener más información sobre metodologías de gestión de proyectos o ,puedes comprobar mi ' también.
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