Excel proporciona varias características excelentes y una de ellas son las tablas dinámicas. Las tablas dinámicas de Excel son ampliamente utilizadas en todo el mundo por personas que pertenecen a diversos orígenes, como tecnología de la información, contabilidad, administración, etc. En este tutorial de tablas dinámicas de Excel, aprenderá todo lo que necesita saber sobre las tablas dinámicas y también cómo puede visualizar lo mismo usando gráficos dinámicos.
Antes de continuar, echemos un vistazo rápido a todos los temas que se tratan aquí:
- ¿Qué es una tabla dinámica en Excel?
- Características de las tablas dinámicas de Excel
- Preparar datos de tabla
- Crear una tabla dinámica
- Filtrar
- Cambiar campos
- Detalles de la tabla dinámica
- Clasificación
- Configuración del campo de valor
- Agrupamiento
- Agregar varios campos
- Formatear la tabla dinámica
- Crear un gráfico dinámico para las tablas dinámicas
¿Qué es una tabla dinámica en Excel?
Una tabla dinámica en Excel es una tabla estadística que condensa datos de aquellas tablas que tienen información extensa. El resumen puede basarse en cualquier campo como ventas, promedios, sumas, etc. que la tabla dinámica represente de manera sencilla e inteligente.
Características de las tablas dinámicas de Excel:
Las tablas dinámicas de Excel tienen una serie de características notables como:
- Le permite mostrar los datos exactos que desea analizar.
- Los datos se pueden ver desde varios ángulos
- Puede concentrarse en cualquier sección de datos según sus requisitos
- Facilita la comparación de datos
- Las tablas dinámicas pueden detectar diferentes patrones, relaciones, tendencias de datos, etc.
- Te permite crear datos instantáneos
- Cree informes precisos
Ahora que sabe qué son las tablas dinámicas de Excel, pasemos a ver cómo puede crearlas.
Preparación de datos de tabla:
Antes de comenzar a crear una tabla dinámica, necesitará anotar los datos para los que desea crear tablas dinámicas en Excel. Para crear una tabla con este propósito, tenga en cuenta los siguientes puntos:
- Los datos deben organizarse en filas y columnas
- los primera fila debería tener un encabezado corto y único para cada columna
- Columnas debe contener solo un tipo único de datos
- los filas debe contener los datos de un grabación única
- Sin filas en blanco debe estar presente
- Sin columna debiera ser completamente en blanco
- Mantenga la mesa separada de otros datos en la hoja dando al menos un espacio de fila y columna entre la tabla y otros datos
Por ejemplo, eche un vistazo a la siguiente tabla:
Como puede ver, he creado una tabla que contiene información sobre la venta de frutas en diferentes ciudades por parte de varias personas junto con su monto. No hay filas o columnas vacías en esta tabla y la primera fila tiene nombres únicos para cada columna, es decir, ID de pedido, Fecha, Nombre, etc. Las columnas contienen el mismo tipo de datos, es decir, ID, fechas, nombres, etc. respectivamente.
Creación de tablas dinámicas:
Siga los pasos dados para crear tablas dinámicas de Excel:
- Seleccione la región completa de la hoja para la que desea crear una tabla dinámica.
- Haga clic en la pestaña Insertar presente en el Cinta
- Seleccione Tabla dinámica del grupo Tablas
- Una vez hecho esto, verá el siguiente cuadro de diálogo
- Especifique el rango de la tabla y el lugar donde desea crear una tabla dinámica, es decir, una nueva Hoja de cálculo o hoja de trabajo existente
- Si selecciona la opción Nueva hoja de trabajo, se creará una nueva hoja para la tabla dinámica
- Si selecciona la opción Hoja de trabajo existente, tendrá que seleccionar la celda desde donde desea que comience su tabla dinámica
Una vez hecho esto, verá que se ha creado una tabla dinámica vacía y verá un panel de Campos de tabla dinámica que se abre hacia la derecha de la ventana de Excel mediante el cual puede configurar su tabla dinámica como se muestra en la siguiente imagen:
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Este panel proporciona 4 áreas, es decir, filtros, columnas, filas y valores donde,
- Los filtros le permiten filtrar los datos según algunos criterios
- Las columnas representarán los campos que desea colocar en las columnas.
- Las filas representarán los campos que desea colocar en las filas
- El campo de valores solo se puede utilizar para las cifras de la tabla
Todos los campos presentes en su tabla se representarán como una lista en el panel Campos de tabla dinámica. Para agregar cualquier campo a cualquier área, simplemente arrástrelo y suéltelo allí como se muestra a continuación:
Campos seleccionados:
Tabla dinámica:
La tabla anterior muestra una tabla dinámica bidimensional con las filas como nombres de proveedores y los elementos como columnas. Por tanto esta tabla muestra lo que ha vendido cada proveedor y la cantidad obtenida por cada uno de ellos. La última columna muestra la cantidad total de cada proveedor y la última fila muestra la cantidad total de cada artículo.
Si desea crear una tabla dinámica unidimensional, puede hacerlo seleccionando solo las etiquetas de fila o columna. Eche un vistazo al siguiente ejemplo donde he seleccionado solo las etiquetas de fila para representar las ciudades junto con la suma de la cantidad:
Filtrar:
En caso de que desee filtrar los datos de alguna ciudad en particular, solo tendrá que abrir el menú desplegable de ciudades de la tabla dinámica y seleccionar la ciudad de su elección. Por ejemplo, si filtra las estadísticas de Chicago de la tabla anterior, verá la siguiente tabla:
Campos cambiantes:
Para cambiar los campos en su tabla dinámica, todo lo que tiene que hacer es arrastrar y soltar los campos que desea ver en cualquiera de las cuatro áreas. En caso de que desee eliminar alguno de estos campos, simplemente arrastre el campo de regreso a la lista. Por ejemplo, si cambia las etiquetas de las filas de los nombres de los proveedores a los nombres de los artículos y las etiquetas de las columnas a la cantidad de cada artículo, verá la siguiente tabla:
En la tabla anterior, puede ver que todos los elementos están mapeados junto con la cantidad de cada uno de ellos y la tabla ha enumerado la cantidad recibida por cada uno de estos elementos en todas las ciudades. Puede ver que los plátanos son los más vendidos entre todas las frutas y la cantidad total es de 2300.
Ahora, en caso de que desee ver las mismas estadísticas para alguna ciudad en particular, simplemente seleccione la ciudad apropiada de la lista desplegable del filtro. Por ejemplo, si filtra los datos de Nueva York, verá la siguiente tabla:
Del mismo modo, puede crear varias tablas dinámicas para cualquier campo de su elección.
Detalles de la tabla dinámica:
En el ejemplo anterior, ha visto el monto total recibido por la venta de frutas en Nueva York. En caso de que quieras ver los detalles de cada estadística mostrada en la tabla dinámica, simplemente haz doble clic en la estadística deseada y verás que se ha creado una nueva hoja donde tendrás una tabla que te muestra los detalles de cómo el resultado final se obtiene el resultado. Por ejemplo, si hace doble clic en la cantidad de Manzanas, verá la siguiente tabla:
Como puede ver, Roger y Rafa tienen 26 manzanas viejas por 500 cada uno en Nueva York. Por lo tanto, la cantidad final recibida por todas las manzanas es 1000.
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Clasificación:
En caso de que desee ordenar la tabla en orden ascendente o descendente, puede hacerlo de la siguiente manera:
- Cree la tabla dinámica y luego haga clic derecho en la cantidad
- En la lista, seleccione Ordenar y elija entre las opciones de mayor a menor y de menor a mayor
Como puede ver en la imagen, la tabla dinámica ha sido ordenada para mostrar la cantidad recibida por cada proveedor comenzando desde la menor cantidad hasta la más alta.
Configuración del campo de valor:
Como ha visto en los ejemplos anteriores, Excel muestra el Gran Total sumando la cantidad de cada artículo. En caso de que desee cambiar esto para ver otras cifras, como el promedio, recuento de artículos, producto, etc., simplemente haga clic con el botón derecho en cualquiera de los valores de Suma de monto y seleccione el Configuración del campo de valor opción. Verá el siguiente cuadro de diálogo:
Puede seleccionar cualquier opción de la lista dada. Por ejemplo, si selecciona Recuento, su tabla dinámica mostrará el número de veces que el nombre de cada proveedor aparece en la Tabla con el número total de ellos al final.
Ahora, si desea ver detalles sobre dónde aparecen estos nombres, haga doble clic en cualquiera de los nombres y verá una nueva tabla que se ha creado para él en una hoja de Excel recién creada. Por ejemplo, si hace doble clic en Rafa, verá los siguientes detalles:
Agrupamiento:
Excel le permite agrupar datos similares mientras crea tablas dinámicas. Para agrupar algunos datos, simplemente seleccione ese dato y luego haga clic derecho sobre él y de la lista, haga clic en Grupo opción.
Eche un vistazo a la imagen a continuación donde he agrupado manzanas y plátanos en el Grupo1 y naranjas y piñas en el Grupo2 y, por lo tanto, calculé la cantidad para cada grupo.
En caso de que no desee ver los objetos individuales presentes en cada grupo, simplemente puede contraer el grupo seleccionando la opción Contraer de la opción Expandir / Contraer presente en el menú contextual.
Agregar varios campos:
Excel también le permite agregar varios campos a cada área presente en la ventana Campos de tabla dinámica. Todo lo que tiene que hacer es arrastrar y soltar el campo deseado en el área respectiva.
Por ejemplo, si desea ver qué cantidad de artículos se venden en cada ciudad, simplemente arrastre el campo Artículo y cantidad al área Fila y el campo Ciudad al área Columna. Cuando haga esto, la tabla dinámica generada será como se muestra a continuación:
Del mismo modo, agrega varios campos a la columna, así como al área de valores. En el siguiente ejemplo, agregué otro campo de cantidad al área de valores. Para hacer esto, simplemente arrastre y suelte el campo Cantidad por segunda vez en el área de valores. Verá que se creará otro campo Suma de monto y Excel también completará las columnas en consecuencia. En el siguiente ejemplo, he cambiado el segundo campo de valor para calcular el número de veces que aparece cada elemento junto con la cantidad de cada ciudad.
Formateo de la tabla dinámica:
Para formatear su tabla dinámica, haga clic en Diseño presente en la barra de la cinta. Desde aquí, podrás configurar la tabla como quieras. Por ejemplo, déjeme cambiar el diseño de la tabla y eliminar los totales generales presentes en mi tabla. Además, crearé filas con bandas para mi tabla dinámica.
Hay muchas otras opciones que puede probar usted mismo.
Creación de un gráfico dinámico para las tablas dinámicas:
Las tablas dinámicas se pueden utilizar para crear tablas de distribución de frecuencia muy fácilmente que se pueden representar utilizando gráficos dinámicos. Entonces, en caso de que desee crear un gráfico dinámico para el campo Cantidad entre el rango inferior y superior, siga los pasos dados:
- Arrastre el campo Cantidad al área Fila y una vez más al área Valores
- Agrupe el rango de precios según su preferencia
Seleccione la opción Gráfico dinámico presente en la pestaña Inicio y luego verá una ventana que le permite seleccionar entre varios tipos de gráficos. En el ejemplo que se muestra a continuación, elegí el tipo de barra:
Esto nos lleva al final de este artículo sobre el tutorial de tablas dinámicas de Excel. Espero que tengas claro todo lo que se ha compartido contigo. Asegúrese de practicar tanto como sea posible y revertir su experiencia.
Tienes una pregunta para nosotros? Menciónelo en la sección de comentarios de este blog “Tutorial de tablas dinámicas de Excel” y nos comunicaremos con usted lo antes posible.
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