Es realmente agradable administrar datos enormes con solo unos pocos clics del mouse y Excel es definitivamente la única herramienta que le permitirá hacer esto. En caso de que aún desconozca los trucos mágicos de Excel, aquí hay un tutorial avanzado de Excel para ayudarlo a aprender Excel en profundidad.
Eche un vistazo a todos los temas que se tratan en este artículo:
- Seguridad
- Temas de MS Excel
- Plantillas
- Gráficos
- Opciones de impresión
- Tablas de datos
- Gráficos
- Tablas dinamicas
- Gráficos dinámicos
- Validación de datos
- Filtrar datos
- Clasificación de datos
- Referencia cruzada en Excel
- Traducción de idiomas
Entonces, aquí está el primer y más importante aspecto que necesita conocer en este Tutorial avanzado de Excel.
Seguridad
Excel proporciona seguridad en 3 niveles:
- Nivel de archivo
- Nivel de hoja de trabajo
- Nivel de libro de trabajo
Seguridad a nivel de archivo:
La seguridad a nivel de archivo se refiere a proteger su archivo de Excel mediante el uso de una contraseña para evitar que otros lo abran y modifiquen. Para proteger un archivo de Excel, siga los pasos dados:
1: Haga clic en el Archivo lengüeta
2: Seleccione el Info opción
3: Seleccionar Proteger el libro de trabajo opción
4: De la lista, seleccione Cifrar con contraseña opción
5: Ingrese un contraseña en el cuadro de diálogo que aparece
6: Volver a entrar en la contraseña y luego haga clic en Okay
Tenga en cuenta los siguientes puntos al ingresar contraseñas:
- No olvide su contraseña ya que no hay recuperación de contraseña disponible en Excel
- No se aplican restricciones, pero las contraseñas de Excel distinguen entre mayúsculas y minúsculas
- Evite la distribución de archivos protegidos por contraseña con información confidencial, como datos bancarios.
- Proteger un archivo con una contraseña no necesariamente protegerá las actividades maliciosas.
- Evite compartir sus contraseñas
Seguridad a nivel de hoja de trabajo:
Para evitar que los datos presentes en una hoja de trabajo se modifiquen, puede bloquear las celdas y luego proteger su hoja de trabajo. No solo esto, también puede permitir o no permitir de forma selectiva el acceso a celdas particulares de su hoja a varios usuarios. Por ejemplo, si tiene una hoja que contiene detalles de las ventas de diferentes productos y cada producto es manejado por diferentes personas. puede permitir que cada personal de ventas modifique los detalles solo de ese producto del que es responsable y no de los demás.
Para proteger su hoja de trabajo debe seguir 2 pasos:
1: Desbloquea celdas que los usuarios pueden editar
- En la hoja que desea proteger, seleccione todas las celdas que los usuarios pueden editar
- Abra la ventana Fuente presente en la pestaña Inicio
- Seleccionar protección
- Desmarque la opción Bloqueado
2: Protección de la hoja de trabajo
- Para proteger la hoja, haga clic en el revisión pestaña y luego seleccione la Proteger hoja opción
- Verá el siguiente cuadro de diálogo
- Desde el ' Permitir que todos los usuarios de esta hoja de trabajo ', Seleccione cualquiera de los elementos que desee
- Ingrese la contraseña de su elección y haga clic en Aceptar (la configuración de una contraseña es opcional)
Liberación de una hoja de trabajo:
En caso de que desee desproteger la hoja, puede hacerlo seleccionando el Desproteger hoja de trabajo opción de la revisión lengüeta. En caso de que haya especificado alguna contraseña mientras protege la hoja, Excel le pedirá que ingrese la misma para desproteger la hoja.
Seguridad a nivel de libro de trabajo:
La seguridad a nivel de libro de trabajo lo ayudará a evitar que otros usuarios agreguen, eliminen, oculten o cambien el nombre de sus hojas. Así es como puede proteger sus libros de trabajo en Excel:
1: Desde el revisión pestaña, seleccione Proteger el libro de trabajo opción, verá el siguiente cuadro de diálogo:
2: Ingrese algunos contraseña de su elección y haga clic en Okay (Esto es opcional, si no ingresa ninguna contraseña, cualquiera puede desproteger su libro de trabajo)
3: volver a entrar la contraseña y haga clic en Okay
Cuando su libro de trabajo esté protegido, verá que la opción Proteger libro de trabajo se resaltará como se muestra a continuación:
Además, si hace clic con el botón derecho en cualquiera de las hojas, verá que todas las opciones como Ocultar, Insertar, Renombrar, etc. ya no estarán disponibles. Eche un vistazo a la imagen que se muestra a continuación:
Temas de MS Excel
MS Excel proporciona varios temas de documentos para ayudarlo a crear documentos formales. Usando estos temas, te resultará muy fácil armonizar diferentes fuentes, colores o gráficos. También tiene la opción de cambiar el tema completo o solo los colores o fuentes, etc., según su elección. EN Excel, puede:
- Utilice temas de color estándar
- Crea tu tema
- Modificar la fuente de los temas.
- Efectos de cambio
- Guarda tu tema personalizado
Utilice temas de color estándar:
Para elegir un tema estándar, puede hacer lo siguiente:
- Selecciona el Diseño de página pestaña de la cinta
- Desde el Temas grupo, haga clic en Colores
- Seleccione cualquier color de su elección
El primer grupo de colores que ves. son los colores predeterminados de MS Excel.
Crea tu tema:
En caso de que desee personalizar sus propios colores, haga clic en la opción Personalizar colores presente al final de la lista desplegable que se muestra en la imagen de arriba, y verá un cuadro de diálogo como se muestra en la imagen de abajo:
En el cuadro de diálogo anterior, seleccione cualquier color de su elección para los Acentos, Hipervínculos, etc. También puede crear su propio color haciendo clic en mas colores opción. Podrá ver todos los cambios que realice en el Muestra panel presente en el lado derecho del cuadro de diálogo que se muestra en la imagen de arriba. No solo esto, también puede dar un nombre al tema que crea en el Nombre caja y Salvar eso. En caso de que no desee guardar ninguno de los cambios que realizó, haga clic en R caso y luego haga clic en Salvar .
Modifica la fuente de los temas:
De la misma forma que puede cambiar los colores del tema, Excel le permite cambiar la fuente de los temas. Esto puede hacerse de la siguiente manera:
- Haga clic en Diseño de página desde el Cinta lengüeta
- Abra la lista desplegable de Fuentes
- Seleccione cualquier estilo de fuente que desee
También puede personalizar sus propios estilos de fuente haciendo clic en la opción Personalizar fuentes. se abrirá el siguiente cuadro de diálogo cuando haga clic en él:
Dar cualquier Bóveda y Fuente del cuerpo de su elección y luego, asígnele un nombre. Una vez hecho esto, haga clic en Salvar .
Efectos de cambio:
Excel proporciona un gran conjunto de efectos temáticos como líneas, sombras, reflejos, etc. que puede agregar. Para agregar efectos, haga clic en Diseño de página y el abierto el Efectos lista desplegable de la Temas luego seleccione el efecto que desee.
Guarde su tema personalizado:
Puede guardar todos los cambios que realice guardando el tema actual de la siguiente manera:
1: haga clic en Diseño de página , Seleccione Temas
2: Elija el Guardar tema actual opción
3: Dale un nombre a tu tema en el Nombre caja
4: Haga clic en Salvar
Nota: El tema que guarde se guardará en la carpeta Temas del documento en su unidad local en formato .thmx.
Plantillas
Una plantilla, en general, es un patrón o modelo que forma la base de algo. Las plantillas de Excel lo ayudan a aumentar sus tasas de producción, ya que lo ayudan a ahorrar tiempo y esfuerzo para crear sus documentos. Para hacer uso de las plantillas de Excel, debe hacer clic en Archivo, entonces s electo Nuevo. Aquí podrás ver una serie de plantillas de Excel que puedes elegir para cualquier tipo de documento como Calendarios, Informes de asistencia semanales, Factura simple, etc. También puedes buscar una plantilla en línea. Por ejemplo, si elige la plantilla Presupuesto mensual personal, su plantilla se verá como se muestra en la imagen a continuación:
Gráficos
A diferencia de lo que mucha gente piensa, Excel no solo le permite jugar con los datos, sino que también le permite agregarle gráficos. Para agregar gráficos, haga clic en el Insertar pestaña y podrá ver una serie de opciones, como agregar imágenes, formas, tablas dinámicas, Gráficos dinámicos , Mapas, etc.
Insertar imágenes:
En este tutorial avanzado de Excel, le mostraré cómo agregar imágenes a sus documentos de Excel. Primero, haga clic en Insertar y luego abra el Ilustraciones lista, seleccione Imágenes .
Seleccione cualquier imagen que desee agregar a su documento. En la imagen que se muestra a continuación, agregué el logotipo de Excel:
Del mismo modo, también puede agregar formas, iconos, SmartArts, etc. a sus documentos.
Opciones de impresión:
Para imprimir sus hojas de trabajo de MS Excel, haga clic en Archivo y luego seleccione el Impresión opción. Verá una serie de opciones antes de imprimir el documento que le permite imprimir su documento en diferentes patrones y diseños. Puede cambiar la orientación de la página, agregar márgenes, cambiar de impresora, etc. Para saber más sobre esto, haga clic aquí .
Tablas de datos
Las tablas de datos en Excel se crean para experimentar con diferentes valores para un fórmula . Puede crear una o dos tablas de datos variables en Excel. Las tablas de datos son uno de los tres tipos de herramientas de análisis Y si ... disponibles en Excel.
En este tutorial avanzado de Excel, les mostraré cómo crear tablas de datos de una variable y de dos variables.
Creación de una tabla de datos de una variable:
Digamos, por ejemplo, que compró 16 vasos a razón de $ 20 cada uno. De esta forma, tendrás que pagar un total de $ 320 por 16 vasos respectivamente. Ahora, en caso de que desee crear una tabla de datos que le muestre los precios para diferentes cantidades del mismo artículo, puede hacer lo siguiente:
1: Configure los datos de la siguiente manera:
2: Luego, copie el resultado presente en B3 a otra celda
3: Anote diferentes cantidades de artículos como se muestra a continuación:
4: Seleccione el rango recién creado, haga clic en el Datos pestaña, seleccione Y si el análisis desde el Pronóstico grupo. Luego seleccione el Tabla de datos opción.
5: En el cuadro de diálogo que se muestra a continuación, especifique la celda de entrada de la columna. (Esto se debe a que las nuevas cantidades se especifican en columnas)
6: Una vez hecho esto, verá todos los valores resultantes. Seleccione todas las celdas con los valores de salida y especifíqueles el símbolo $:
Tabla de datos de dos variables:
Para crear una tabla de datos de dos variables para los mismos datos que se tomaron en el ejemplo anterior, siga los pasos dados:
1: Copie el resultado presente en B3 en alguna celda y especifique los valores de fila y columna de prueba como se muestra a continuación:
1: Seleccione el rango, haga clic en Datos lengüeta
2: Seleccionar Y si el análisis del grupo Forecast
c ++ que es un espacio de nombres
3: En la ventana que aparece, ingrese la celda de entrada Fila y Columna como se muestra a continuación:
4: Una vez que haga clic en Aceptar, verá el resultado de la tabla completa
5: Seleccione todas las celdas de salida y luego especifique el símbolo $
Gráficos
Los gráficos brindan representación gráfica a sus datos. Estos gráficos visualizan valores numéricos de una manera muy significativa y fácil de entender. Los gráficos son una parte muy esencial de Excel y mejoraron enormemente con cada nueva versión de MS Excel. Hay muchos tipos de gráficos que puede utilizar, como barras, líneas, circulares, áreas, etc.
Este tutorial avanzado de Excel le ayudará a aprender a crear gráficos en Excel.
Creación de gráficos:
Para insertar un gráfico, siga los pasos dados:
1: Prepare los datos de su gráfico
2: Seleccione los datos preparados, haga clic en Insertar presente en la pestaña Cinta
3: En el grupo Gráficos, seleccione cualquier gráfico de su elección
Tablas dinamicas:
Excel Tablas dinamicas son tablas estadísticas que condensan los datos de tablas que tienen amplia información. Estas tablas lo ayudan a visualizar sus datos en función de cualquiera de los campos presentes en su tabla de datos. Con las tablas dinámicas, puede visualizar sus datos cambiando las filas y columnas de los campos, agregar filtros, ordenar sus datos, etc.
Creación de tablas dinámicas: Para crear una tabla dinámica, siga los pasos dados:
1: seleccione la rabia para la que desea crear una tabla dinámica
2: Haga clic en Insertar
3: seleccione Tabla dinámica del grupo Tablas
4: Verifique si el rango dado es correcto
5: Seleccione el lugar donde desea crear la tabla, es decir, Nueva hoja de trabajo o la misma
6: Excel creará una tabla dinámica vacía
7: Arrastre y suelte los campos que desea agregar para personalizar su tabla dinámica
Verá que se crea la siguiente tabla:
Para saber más de lo que se cubre en este tutorial avanzado de Excel, haga clic aquí .
Gráficos dinámicos
Los gráficos dinámicos de Excel son herramientas de visualización integradas para tablas dinámicas. Los gráficos dinámicos se pueden crear de la siguiente manera
1: Cree la tabla dinámica
2: Haga clic en el Insertar lengüeta
3: Seleccionar Gráficos dinámicos desde el Gráficos grupo
4: Esto abrirá una ventana que le mostrará todos los gráficos dinámicos disponibles.
5: Seleccione cualquier tipo de gráfico y haga clic en Okay
Como puede ver, se ha creado un gráfico dinámico para mi tabla dinámica.
Validación de datos
Uno de los temas más importantes de este tutorial avanzado de Excel es la validación de datos. Esta función, como su nombre indica, le permite configurar las celdas de sus hojas de cálculo de Excel para aceptar algún tipo de datos en particular. Por ejemplo, si desea una cierta cantidad de celdas en su hoja y desea que acepten solo fechas, puede hacerlo fácilmente usando la función Validación de datos de Excel. Para hacer esto, siga los pasos dados:
1: Seleccione todas las celdas a las que desea asignar un tipo de datos en particular:
2: Haga clic en el Datos pestaña presente en el Cinta
3: Desde el Herramientas de datos grupo, seleccione Validación de datos
4: Verá una ventana emergente con tres opciones, es decir, Configuración, Mensaje de entrada y Alerta de error
- La configuración le permitirá elegir cualquier tipo de datos que desee que acepte el rango seleccionado
- La sección Mensaje de entrada le permitirá ingresar un mensaje para el usuario dándole algunos detalles sobre los datos aceptables
- La sección Mensaje de error informará al usuario que ha cometido algún error al dar la entrada deseada.
Ahora, si selecciona cualquier celda en el rango seleccionado, primero verá un mensaje pidiéndole al usuario que ingrese números enteros mayores que 1.
En caso de que el usuario no lo haga, verá un mensaje de error apropiado como se muestra a continuación:
Filtrado de datos
El filtrado de datos se refiere a la obtención de algunos datos particulares que cumplen con ciertos criterios. Aquí está la tabla que usaré para filtrar los datos:
Ahora, en caso de que desee filtrar los datos solo para Nueva York, todo lo que tiene que hacer es seleccionar la columna Ciudad, hacer clic en Datos presente en la pestaña Cinta. Entonces, desde el Filtro de clasificación grupo, seleccione Filtrar .
Una vez hecho esto, la columna Ciudad muestra una lista desplegable que contiene los nombres de todas las ciudades. Para filtrar los datos de Nueva York, abra la lista desplegable, anule la selección de la Todo seleccionado opción y comprobar Nueva York y luego haga clic en Okay . Verá la siguiente tabla filtrada:
De manera similar, también puede aplicar varios filtros simplemente seleccionando el rango al que desea aplicar el filtro y luego seleccionando el comando Filtro.
Clasificación
La clasificación de datos en Excel se refiere a organizar las filas de datos sobre la base de los datos presentes en las columnas. Por ejemplo, puede reorganizar los nombres de la A a la Z u ordenar los números en orden ascendente o descendente, respectivamente.
Por ejemplo, considere la tabla que se muestra en el ejemplo anterior. Si desea reorganizar los nombres de los proveedores a partir de A, puede hacer lo siguiente:
- Seleccione todas las celdas que desea ordenar
- Haga clic en Ordenar presente en el Datos pestaña y verá un cuadro de diálogo como se muestra a continuación:
- Aquí, tiene dos opciones basadas en su deseo de Expandir su selección para los datos completos o solo para la selección actual (yo elijo la segunda opción)
- Una vez hecho esto, verá el siguiente cuadro de diálogo:
- Aquí, puede agregar más columnas, eliminar columnas, cambiar el orden, etc. Como quiero ordenar la columna de la A a la Z, haré clic en Okay .
Aquí está el sombrero que parece la mesa:
Del mismo modo, puede ordenar su tabla usando múltiples niveles y órdenes.
Referencia cruzada en MS Excel
En caso de que desee buscar datos en varias hojas de su libro de trabajo, puede utilizar el Función BUSCARV . El VLOOKUP función en Excel se usa para buscary sacar los datos necesarios de las hojas de cálculo. V en VLOOKUP se refiere a Vertical y si desea utilizar esta función, sus datos deben estar organizados verticalmente. Para obtener una explicación detallada sobre BUSCARV, haga clic aquí .
Usando VLOOKUP para obtener datos de varias hojas:
Para utilizar la función VLOOKUP para obtener valores presentes en diferentes hojas, puede hacer lo siguiente:
Prepare los datos de bo las hojas como se muestra:
Hoja3:
Hoja4:
Ahora, para obtener los salarios de estos empleados de sheet4 a sheet3, puede usar BUSCARV de la siguiente manera:
Puede ver que tanto sheet3 como sheet4 están seleccionados. Cuando ejecute este comando, obtendrá el siguiente resultado:
Ahora, para obtener los salarios de todos los empleados, simplemente copie la fórmula como se muestra a continuación:
Macros
Las macros son imprescindibles para aprender en Excel. Con estas macros, puede automatizar las tareas que realiza regularmente con solo grabarlas como macros. Una macro en Excel es básicamente una acción o acciones establecidas que se pueden realizar una y otra vez automáticamente.
En este tutorial avanzado de MS Excel, aprenderá a crear y utilizar macros.
Crear una macro:
En el siguiente ejemplo, tengo información sobre una tienda y crearé una macro para crear un gráfico de datos para las ventas de los artículos junto con sus cantidades y cantidades.
- Primero, cree la tabla como se muestra a continuación:
- Ahora, haga clic en el Ver lengüeta
- Haga clic en Macros y seleccione Grabar macro opción
- Ingrese algún nombre para la macro que va a crear en el cuadro de diálogo que aparece y si lo desea, también puede crear un atajo para esta macro
- A continuación, haga clic en OKAY ( Una vez hecho esto, Excel comienza a registrar sus acciones)
- Seleccione la primera celda debajo de la columna Cantidad
- Escriba '= PRODUCTO (B2, B3)' y presione Intro
- Insertar un signo $ del grupo Números de la pestaña Inicio
- Luego, copia la fórmula al resto de las celdas.
- Ahora, haga clic en Insertar y elija el gráfico que prefiera. Así es como se ve el gráfico de la tabla que se muestra en la imagen de arriba:
- Una vez que se completen las acciones, haga clic en Ver y seleccione la opción Detener grabación de Macros
Cuando haga esto, se grabará su macro. Ahora, cada vez que desee realizar todas estas acciones, simplemente ejecute la macro y podrá ver las salidas en consecuencia. Además, tenga en cuenta que cada vez que realice cambios en los valores presentes en las celdas, su macro hará los cambios correspondientes cuando la ejecute y mostrará los resultados actualizados automáticamente.
Traducción de idiomas
Excel brillantemente permite a los usuarios traducir los datos a diferentes idiomas. Puede detectar automáticamente el idioma presente en sus datos y luego convertirlo a cualquier idioma que desee que esté presente en la lista de idiomas de Excel. Siga los pasos dados para realizar la traducción de idiomas:
- Haga clic en el revisión lengüeta
- Seleccione Traducir de Idioma grupo
- Verá una ventana del Traductor donde puede dejar que Excel detecte el idioma presente en la hoja o dar algún idioma específico
- Entonces, desde el ' A 'Lista desplegable, seleccione el idioma al que desee convertir los datos
Como puede ver, el texto que tengo se ha convertido al hindi.
Esto nos lleva al final de este artículo sobre el tutorial avanzado de Excel. Espero que tengas claro todo lo que se ha compartido contigo. Asegúrese de practicar tanto como sea posible y revertir su experiencia.
Tienes una pregunta para nosotros? Menciónelo en la sección de comentarios de este blog de “Tutorial avanzado de Excel” y nos comunicaremos con usted lo antes posible.
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